1 Übersicht

Der Franzplan ist eine einfache, sehr schlanke Lösung zur Stundenplanerstellung. Die folgenden Seiten geben Hilfestellung bei der Bedienung der Software.

2 Setup

2.1 Installation

Den Franzplan gibt es in unterschiedlichen Produktvarianten. Abhängig davon erfolgt die Installation. Im Folgenden wird auf die Variante Franzplan-DT eingegangen, welche auf dem eigenen PC/MAC/LINUX-System läuft. Die Software wird dazu in wenigen Schritten installiert.

2.1.1 Windows

2.1.1.1 Browser Einstellungen prüfen und gegebenenfalls korrigieren

Egal ob mit Franzplan-WEB oder der lokalen Installation Franzplan-DT gearbeitet wird, die Bedienung erfolgt immer über den Browser. Die Sicherheitseinstellungen bestimmter Browser können dazu führen, dass bestimmte interaktive Inhalte blockiert werden, die für die Arbeit jedoch nötig sind. Z.B. ist bekannt, dass wenn der InternetExplorer die Sicherheitsstufe ‘hoch’ aktiviert hat, bestimmte Menüs nicht mehr dargestellt werden. In diesem Falle sollte die Sicherheitsstufe auf ‘Standard’ gesetzt werden. Ohnehin wird empfohlen, einen moderneren Browser einzusetzen, der die aktuellen HTML-Standards unterstützt, wie z.B. Mozilla Firefox oder Chrome.

2.1.1.2 Java-Installation prüfen und gegebenenfalls durchführen

Der Franzplan benötigt ‘Java’, um laufen zu können. Deshalb muss zunächst geprüft werden, ob und welche Java-Version installiert ist. Dazu geben Sie im Fenster Eingabeaufforderung den Befehl java -version ein und bestätigen dies mit Return. Der Befehl enthält Leerzeichen. Die Ausgabe sieht dann ungefähr so aus, wenn Java installiert ist:

c:\java -version
java version "1.8.0_171"
Java(TM) SE Runtime Environment (build 1.8.0_171-b11)
Java HotSpot(TM) 64-Bit Server VM (build 25.171-b11, mixed mode)

Die Java-Version muss mindestens 1.8 sein (z.B. “1.8.0_171”). In diesem Falle ist der Punkt abgehakt und die folgenden Schritte können übersprungen werden. Wenn die Java-Version kleiner als 1.8 ist oder gar die Meldung ausgegeben wird

Der Befehl "java" ist entweder falsch geschrieben oder
konnte nicht gefunden werden.

, muss Java installiert werden.

Für die Installation von Java gibt es zwei Möglichkeiten:

2.1.1.3 Franzplan-DT installieren

Auch dafür gibt es mehrere Methoden.

Installationsprogramm

Laden Sie dazu einfach die Datei franzplan-DT-setup-<version>.jar von der Seite https://www.franzplan.de/produkte.html herunter und starten sie die Installation durch Doppelklick auf den Dateinamen im Explorer. Sollte das mit dem Doppelklick nicht klappen, wäre die Alternative ein Start aus der Kommandozeile mit dem Befehljava -jar franzplan-DT-setup-<version>.jar.
Das Programm führt Sie durch die Installation. Die Struktur sieht danach in etwa so aus:

Das ausführbare Programm können Sie nun bei Bedarf noch an die Taskleiste anheften. Das erfolgt einfach mit der rechten Maustaste:

Fertig!

Manuell

Laden Sie die Datei franzplan_DT_<version>.zip herunter. Nachdem Sie die Datei auf Ihren PC heruntergeladen haben, kopieren Sie den Inhalt der ZIP-Datei in das Verzeichnis, in dem der Franzplan ausgeführt werden soll. Öffnen Sie dazu den Explorer und gehen Sie mit der rechten Maustaste auf die ZIP-Datei und klicken auf den Menüpunkt Alle extrahieren.... Im folgenden Dialog klicken Sie auf Durchsuchen... und legen mit Neuer Ordner ein Verzeichnis an, in dem der Franzplan installiert werden soll, z.B. c:\Franzplan-DT.

Anschließend klicken Sie auf den Button Extrahieren. Die Dateien werden nun in das neue Verzeichnis entpackt.

Die Struktur sieht danach in etwa so aus:

Das ausführbare Programm können Sie nun bei Bedarf noch an die Startleiste oder an die Taskleiste anheften. Auch das erfolgt einfach mit der rechten Maustaste:

Fertig!

2.1.1.4 Programm starten

Nun kann die Anwendung gestartet werden: Programm starten. Eventuell wird eine neue Lizenzinformation benötigt. Diese kann angefordert werden unter .

2.2 Update einer bestehenden Version

2.2.1 Franzplan-DT

Um ein Softwareupdate auf einer bereits Installierten Software durchführen zu können, wird die Anwendung zunächst gestoppt. Siehe dazu: Programm stoppen.

Es wird außerdem dringend empfohlen, eine Datensicherung durchzuführen, siehe Datensicherung

Nun gibt es auch wieder die Möglichkeit, das Installationsprogramm zu nutzen oder von Hand vorzugehen:

2.2.1.1 Update mit Installationsprogramm

Laden Sie dazu die neueste Version der Datei franzplan-DT-setup-<version>.jar von der Seite https://www.franzplan.de/produkte.html herunter und starten sie die Installation durch Doppelklick auf den Dateinamen im Explorer. Alternative Startmethode ist ein Start aus der Kommandozeile mit dem Befehl

java -jar franzplan-DT-setup-<version>.jar

Das Programm führt Sie durch die Installation.

2.2.1.2 Update von Hand

Im Gegensatz zu einer Neuinstallation kopieren Sie nicht den kompletten Inhalt der ZIP-Datei in das Verzeichnis, in dem der Franzplan ausgeführt werden soll, sondern nur bestimmte Dateien:

  1. franzplan_DT_<version>.jar, z.B. franzplan_DT_1.2.21.jar
  2. Franzplan-DT.exe

Danach können Sie das Programm wieder starten: Programm starten.

2.3 Java

2.3.1 Installation von Oracle-Java

Dazu wird das Installationsprogramm für Java von folgender Seite heruntergeladen und ausgeführt: http://www.java.com

Dabei muss man sich entscheiden, ob die 32- oder die 64-Bit Version von Java installiert werden muss. Um das herauszufinden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Windows-Symbol in der linken unteren Ecke und dann auf ‘Suchen’. In dem erscheinenden Eingabefeld geben Sie ‘PC-Infos’ ein und bestätigen mit ‘Return’. Es öffnet sich ein Informationsfenster. Hier gibt es den Abschnitt Systemtyp. Hier steht die benötigte Info, z.B.

64-Bit-Betriebssystem, x64-basierter Prozessor

Nach erfolgreicher Installation verabschiedet sich das Installationsprogramm mit Sie haben Java erfolgreich installiert. Die erneute Prüfung der Java-Version erfolgt genau wie zuvor bereits durchgeführt. Eventuell muss die Eingabeaufforderung geschlossen und neu geöffnet werden.

2.3.2 Installation von OpenJDK

Dazu wird die Software zunächst von hier heruntergeladen:

http://jdk.java.net/

Wir entscheiden uns für das Paket für ‘Windows / x64’ im zip-Format. Nach dem Download wird der Inhalt der ZIP-Datei in ein Verzeichnis auf dem PC kopiert,

z.B. c:\java

Danach muss das Programm Java noch in den Suchpfad von Windows aufgenommen werden. Dies erfolgt in folgenden Schritten:

  1. Gehen Sie in die Suche und wählen Sie dann: System (Systemsteuerung)
  2. Klicken Sie auf den Link Erweiterte Systemeinstellungen
  3. Klicken Sie auf Umgebungsvariablen und suchen Sie im Abschnitt Systemvariablen die Umgebungsvariable PATH, wählen Sie sie mit der linken Maustaste aus
  4. Klicken Sie auf Bearbeiten
  5. Klicken Sie im Fenster Umgebungsvariable bearbeiten auf Neu
  6. Geben den Wert für die Umgebungsvariable PATH an. Tragen Sie das Verzeichnis ein, wo Sie den Inhalt des zip-Files entpackt haben und ergänzen Sie es mit dem Unterverzeichnis bin, z.B. c:
  7. Klicken Sie auf OK.
  8. Schließen Sie alle verbleibenden Fenster durch Klicken auf OK.
  9. Öffnen Sie das Fenster zur Eingabeaufforderung erneut, und prüfen Sie erneut die Java-Version mit java -version

Nun sollte eine Java-Version ausgegeben werden, z.B.

c:\Java>java -version
openjdk version "13" 2019-09-17
OpenJDK Runtime Environment (build 13+33)
OpenJDK 64-Bit Server VM (build 13+33, mixed mode, sharing)

2.4 Besonderheiten Franzplan-DT

2.4.1 Starten/Stoppen

2.4.1.1 Programm starten

Möglichkeit 1 (bevorzugt):
Doppelklick auf franzplan_start.exe oder Klick auf die zuvor angelegte Verknüpfung in der Start- oder Taskleiste
Möglichkeit 2:
Start aus der Kommandozeile mit dem Befehl java -jar <Archivdatei>.jar, wobei ‘Archivdatei’ mit dem Namen der Datei mit der Dateiendung ‘.jar’ ersetzt werden muss, da dieser sich bei jeder neuen Version vom Franzplan ändert.
z.B. c:\franzplan\java -jar franzplan_1.2.6.jar

Wenn das Programm startet, öffnet sich ein Konsolenfenster, in dem lediglich Ausgaben erfolgen. Das Fenster kann in den Hintergrund geklickt, darf jedoch nicht geschlossen werden, da ansonsten das Programm beendet wird. Nach erfolgreichem Start sieht die Ausgabe in etwa so aus:

  ______                         _
 |  ____|                       | |
 | |__ _ __ __ _ _ __  _____ __ | | __ _ _ __
 |  __| '__/ _` | '_ \|_  / '_ \| |/ _` | '_ \
 | |  | | | (_| | | | |/ /| |_) | | (_| | | | |
 |_|  |_|  \__,_|_| |_/___| .__/|_|\__,_|_| |_|
                          |_|
  _© Peter Warncke 2019________________________
  _Version:_1.4.XX_____________________________

Die Anwendung ist gestartet.
Die Bedienung erfolgt über ein Browserfenster.
In der Standardkonfiguration öffnet sich das Browserfenster automatisch.
Sollte dies nicht der Fall sein, öffnen Sie einen Browser und geben in die Adresszeile diesen Link ein:

http://localhost:8080/SchulPlaner

Viel Spass!

Außerdem öffnet sich automatisch der Internetbrowser. Hier wird die Anwendung bedient. Sollte sich der Internetbrowser nicht automatisch öffnen, starten Sie einen Internetbrowser und geben in die Adresszeile diesen Link ein: http://localhost:8080/SchulPlaner

Schließen Sie das Konsolenfenster nicht, solange das Programm läuft! Das Schließen des Konsolenfensters stoppt das Programm.

2.4.1.2 Programm stoppen

2.4.2 Datensicherung

Es wird empfohlen, von Zeit zu Zeit eine Datensicherung durchzuführen. Das ist beim Franzplan-DT auf folgende Weise möglich:

2.4.2.1 Backup der Datenbank in der Weboberfläche

Diese Art der Sicherung ist für kurzfristige Zwecke gedacht.

Sie ist weniger geeignet, wenn die Daten auch nach einem Softwareupdate auf neuere Versionen des Franzplan wieder hergestellt werden sollen.

2.4.2.2 Sicherung der kompletten Datenbankdatei

Dazu wird einfach die Datei franzplan-db.mv.db aus dem Programmverzeichnis vom Franzplan an einen sicheren Ort kopiert. Soll die Datenbank zu einem späteren Zeitpunkt wieder hergestellt werden, muss

  1. der Franzplan gestoppt werden, siehe Programm stoppen
  2. die zu einem früheren Zeitpunkt gesicherte Datei wieder in das Programmverzeichnis kopiert werden.

2.5 Single Sign On

Der Franzplan kann andere Anwendungsserver für die Bereitstellung der Login-Informationen nutzen, wie z.B. IServ https://iserv.eu/. In diesem Falle meldet sich der Anwender bei der entsprechenden Anwendung an und der Franzplan übernimmt dieseInformationen, weil er diesen vertraut. Aus technischer Sicht wird dazu das OAuth2-Protokoll benutzt. In diesem Zusammenhang tritt der Franzplan als Client auf. Der fremde Anwendungsserver ist zugleich Ressource Server und Authorization Server.

2.5.1 IServ

Im Folgenden wird die Konfiguration von SSO am Beispiel von IServ (https://iserv.eu/) beschrieben.
Dazu sind Konfigurationsschritte in IServ und im Franzplan erfoderlich.

2.5.1.1 Konfiguration im Franzplan

Die Einstellungen für SSO (Single Sign On) werden direkt über Konfigurationsparametern vorgenommen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Parameter zu setzen. Eine Möglichkeit ist es, die Konfigurationsdatei application.properties zu erweitern. Diese findet man im Home-Verzeichnis der Installation.

Parameter für die Registrierung des Clients

Parameter Erläuterung
spring.security.oauth2.client.registration.iserv.client-id Ein alphanummerischer Begriff, der den Client eindeutig identifiziert.
Er wird bei der Konfiguration der Verbindungsdaten im iSev vergeben und muss mit dem Eintrag in IServ übereinstimmen.
spring.security.oauth2.client.registration.iserv.client-secret Ein Geheimnis, das ebenfalls bei der Konfiguration in IServ vergeben wird und
demzufolge ebenso übereinstimmen muss.
spring.security.oauth2.client.registration.iserv.authorization-grant-type Art der Authentifizierung, fest vorgegeben: authorization_code
spring.security.oauth2.client.registration.iserv.client-authentication-method Art der Abfrage beim Authentifizierungs Server, fest vorgegeben mit post
spring.security.oauth2.client.registration.iserv.redirect-uri Url für den Redirect nach erfolgreicher Authentifizierung bei IServ.
Beispiel:
https://test.franzplan.net/SchulPlaner/login/oauth2/code/iserv
spring.security.oauth2.client.registration.iserv.scope Liste von Berechtigungen. Diese wird in IServ freigeschaltet.
Beispiel:
openid, profile, groups
spring.security.oauth2.client.registration.iserv.provider Name des Providers: iserv
spring.security.oauth2.client.registration.iserv.client-name Name des Clients: iserv


Parameter für die Verbindung zum Ressource Server

Einige Konfigurationsparameter für die Verbindung zu IServ sind abhängig von der jeweiligen IServ Installation und müssen beim Administrator von IServ erfragt werden:

Parameter Beispiel bzw. Vorgegeben
spring.security.oauth2.client.provider.iserv.authorization-uri Beispiel:
https://ggsmun.de/iserv/oauth/v2/auth
spring.security.oauth2.client.provider.iserv.token-uri Beispiel:
https://ggsmun.de/iserv/oauth/v2/token
spring.security.oauth2.client.provider.iserv.user-info-uri Beispiel:
https://ggsmun.de/iserv/public/oauth/userinfo
spring.security.oauth2.client.provider.iserv.jwk-set-uri Beispiel:
https://ggsmun.de/iserv/public/jwk
spring.security.oauth2.client.provider.iserv.user-name-attribute Fest vorgegeben: preferred_username
spring.security.oauth2.client.provider.iserv.user-info-authentication-method Fest vorgegeben: header


Parameter zur Steuerung im Franzplan

Parameter Erläuterung
franzplan.oauth2.teacher Wenn der Benutzer zwar im IServ aber nicht im Franzplan bekannt ist, werden die Benutzerdaten aus IServ übernommen. Er soll mindestens Standardrechte zum Lesen der Stundenpläne erhalten.
Deshalb wird im dann ein Default-Lehrer zugeordnet. Hier kann man das Kürzel festlegen.
Beispiel : d.teacher
franzplan.oauth2.school Schulkuerzel der Schule, die als Standard zugewiesen werden soll, falls der Benutzer im IServ aber nicht im Franzplan bekannt ist.
Beispiel : GGSMUN
franzplan.oauth2.active Legt fest, ob SSO benutzt werden soll (true oder false).
Fest vorgegeben, wenn SSO genutzt wird: true
franzplan.oauth2.id Die Id des SSO clients: iserv
franzplan.oauth2.name Fest vorgegeben: family_name
franzplan.oauth2.givenName Fest vorgegeben: given_name
franzplan.oauth2.logoutPage Webseite, die bei Klicken auf den Logout Button im Franzplan angesprungen werden soll.
Beispiel: IServ Webseite
https://ggsmun.de/iserv


Die Zuordnung zu Benutzerrollen im Franzplan kann über IServ-Gruppen erfolgen. Damit der Franzplan weiß, welche iServ-Gruppen jeweils den Rollen im Franzplan entsprechen, sind folgende Parameter in der Franzplan-Konfiguration vorgesehen:

Parameter Erläuterung
franzplan.oauth2.role.schoolAdmin Gruppe aus IServ, die zur Zuordnung zur Rolle SchulAdministrator benutzt werden soll.
franzplan.oauth2.role.teacher Gruppe aus IServ, die zur Zuordnung zur Rolle Lehrer benutzt werden soll.
franzplan.oauth2.role.schoolAssi Gruppe aus IServ, die zur Zuordnung zur Rolle SchulAssistent benutzt werden soll.
franzplan.oauth2.role.student Gruppe aus IServ, die zur Zuordnung zur Rolle Schueler benutzt werden soll.
franzplan.oauth2.role.basisStudent Gruppe aus IServ, die zur Zuordnung zur Rolle BasisSchueler benutzt werden soll.


Beispiel für die Konfigurationseinträge in der Datei application.properties:

spring.security.oauth2.client.registration.iserv.client-id=XYZ
spring.security.oauth2.client.registration.iserv.client-secret=XYZ-12345
spring.security.oauth2.client.registration.iserv.authorization-grant-type=authorization_code
spring.security.oauth2.client.registration.iserv.client-authentication-method=post
spring.security.oauth2.client.registration.iserv.redirect-uri=http://localhost:8080/SchulPlaner/login/oauth2/code/iserv
spring.security.oauth2.client.registration.iserv.scope=openid, profile, email
spring.security.oauth2.client.registration.iserv.provider=iserv
spring.security.oauth2.client.registration.iserv.client-name=iserv

spring.security.oauth2.client.provider.iserv.authorization-uri=https://ggsmun.de/iserv/oauth/v2/auth
spring.security.oauth2.client.provider.iserv.token-uri=https://ggsmun.de/iserv/oauth/v2/token
spring.security.oauth2.client.provider.iserv.user-info-uri=https://ggsmun.de/iserv/public/oauth/userinfo
spring.security.oauth2.client.provider.iserv.jwk-set-uri=https://ggsmun.de/iserv/public/jwk
spring.security.oauth2.client.provider.iserv.user-name-attribute=preferred_username
spring.security.oauth2.client.provider.iserv.user-info-authentication-method=header

franzplan.oauth2.teacher=d.teacher
franzplan.oauth2.school=GGSMUN
franzplan.oauth2.active=true
franzplan.oauth2.id=iserv
franzplan.oauth2.name=family_name
franzplan.oauth2.givenName=given_name
franzplan.oauth2.logoutPage=https://ggsmun.de/iserv

2.5.1.2 Konfiguration in IServ

Im IServ benötigt man Administrator-Rechte, damit die Konfiguration von Single Sign On (SSO) ausgeführt werden kann. Dazu wird unter Verwaltung der Menüpunkt System und hier wiederum Single-Sign-On ausgewählt.
Durch Klicken auf den Button + Hinzufügen kann man einen neuen Eintrag für den Franzplan erstellen.
Vergeben Sie hier einen zunächst einen Namen für den Eintrag, z.B. Franzplan.
Wählen Sie bei Vertrauenswürdig aus der Liste Ja aus.
Die Client-ID und das Client-Geheimnis werden vorgegeben. Beide Einträge müssen in die Konfiguration vom Franzplan übernommen werden und jeweils mit den Einträgen für spring.security.oauth2.client.registration.iserv.client-id und spring.security.oauth2.client.registration.iserv.client-secret übereinstimmen.
Beispiel:

Im Abschnitt Beschränkungen klicken Sie bei Erlaubte Grant-Typen die Checkbox für Autorisierungs-Code
und
bei Auf Scopes einschränken wählen Sie die Checkboxen für Gruppen OpenID und Profil aus.
Beispiel:

Zum Schluss muss im Abschnitt Anwendung noch die Weiterleitungs-Url hinzugefügt werden. Sie entspricht der Systematik
http(s)://<Server-Adresse:Port>/SchulPlaner/login/oauth2/code/iserv.
Wobei Server-Adresse und Port durch die tatsächlichen Werte der jeweiligen Installation vom Franzplan ersetzt werden müssen.
Beispiel:

Nach Klicken auf Speichern ist der Einträg angelegt und kann verwendet werden.

2.5.2 Zuordnung von Rollen bei SSO

Die Benutzer im Franzplan haben unterschiedliche Rollen. Diese Rollen können jedoch nur zugeordnet werden, wenn die Benutzer unter dem Benutzernamen sowohl auf dem Authentifizierungs Server (z.B. IServ) als auch im Franzplan bekannt sind.
Solange ein Benutzer zwar über SSO erfolgreich authentifiziert ist, jedoch mit dem aus dem Authentifizierungs Server (z.B. IServ) übermittelten Benutzernamen im Franzplan nicht bekannt ist, wird die Standardrolle BasisSchueler zugeordnet. Diese darf lediglich Stundenpläne für Klassen und Jahrgänge lesen und zusätzlich muss die entsprechende SSO-Gruppe für die Klasse konfiguriert sein.

2.6 Sprache

Die Oberfläche vom Franzplan ist mehrsprachig ausgelegt. Aktuell werden Englisch und Deutsch unterstützt.

Es gibt die folgenden Regeln bei der Zuordnung der Sprache:

  1. Wenn die Sprache im Browser auf deutsch gesetzt ist, erscheint die Oberfläche auf deutsch.
  2. Wenn die Sprache im Browser auf englisch gesetzt ist, erscheint die Oberfläche auf englisch.
  3. Wenn die Sprache des Browsers auf eine unbekannte Sprache gesetzt ist, erscheint die Oberfläche in der Standardsprache.

Wenn im Browser die Sprache umgestellt wurde, muss ja nach verwendetem Browser der Browser meistens geschlossen und wieder neu gestartet werden, damit die Änderung wirkt. Die Standardsprache wird während der Installation zugewiesen. Dabei wird die Sprache genommen, die im Installationsprogramm ausgewählt wurde. Sie kann im Nachhinein noch geändert werden, indem in der Konfigurationsdatei application.properties
die Sprache gesetzt wird mit dem Parameter:

franzplan.locale=de

3 Ersteinrichtung der Datenbasis

Wenn noch keine Datenbank existiert oder die Datenbank gelöscht oder umbenannt wurde, müssen zunächst die grundlegenden Daten für die Schule eingegeben werden. Das erfolgt über den Init - Button:

Sie werden jetzt Schritt für Schritt durch die Ersteinrichtung zur Vornahme der Grundeinstellungen für die Schule geführt. Solche Grundeinstellungen sind z.B. Schulname, Benutzer, Zeitplan, Lehrer, Jahrgänge, Fächer und Klassen. Alle Daten, die Sie hier eingeben, können später auch wieder geändert werden. Sie sind aber nötig, damit die Arbeit mit dem Franzplan überhaupt losgehen kann. Die Einrichtung erfolgt in den folgenden Schritten:

3.1 Schritt 1: Schule

Zuerst werden die Daten für die Schule eingegeben. Hier ist zu beachten, dass das Schulkürzel höchstens 10 Zeichen lang ist, möglichst keine Leerzeichen enthält und das einzige Schlüsselattribut ist, dass später nur mit Aufwand geändert werden. Die Bezeichnung der Schule kann frei gewählt werden und darf 256 Zeichen lang sein.

Danach klickt man auf Weiter.

3.2 Schritt 2: Zeitplan

Im Zeitplan können die Tage festgelegt werden, an denen in der Regel unterrichtet wird und ebenso die Anzahl der Stunden (maximale Anzahl pro Tag).

Der Einfachheit halber kann die Standardeinstellung mit Zuweisen übernommen und alles im Nachhinein geändert werden.

Beides wird anschließend mit Weiter bestätigt.

3.3 Schritt 3: Lehrer

Jeder Lehrer, der mit dem Franzplan arbeitet oder ihn einsieht, ist ein Benutzer mit einer Benutzer-Id. Lehrer wiederum haben Lehrerkürzel, Namen und Vornamen. In diesem Dialog hier werden diese Informationen für den Lehrer eingegeben der den Stundenplan erstellt. Er hat die Rolle Schuladministrator.

Nach Eingabe der Informationen klicken Sie wieder auf Weiter.

3.4 Schritt 4: Benutzer

Damit man mit dem Franzplan arbeiten kann, muss man sich mit einer Benutzer-Id anmelden. Während wir im vorhergehenden Schritt den Lehrer eingegeben haben, wird nun der zugehörige Benutzer konfiguriert. Die Benutzer-Id kann dem Lehrerkürzel entsprechen, muss jedoch nicht. In unserem Beispiel hat der Lehrer Kalle Kulle das Lehrerkürzel Kul und die Benutzer-Id Kalle.Kulle. Mit dieser Benutzer-Id meldet er sich am Franzplan an.
Wichtig! Groß und Kleinschreibung wird unterschieden!
Der hier eingegebene Benutzer bekommt automatisch die Rolle Schuladministrator. Benutzer mit dieser Rolle können die Stundenpläne erstellen und pflegen und auch die meisten anderen Tätigkeiten erledigen, die für die Stundenplanerstellung nötig sind. Dies beinhaltet auch das Erstellen von Fächern, Klassen, weiteren Lehrern… Zusätzlich wird noch ein weiterer Administrator benötigt, der noch weitergehende Rechte besitzt. Er hat die Benutzer-Id admin. Diese Benutzer-Id kann hier nicht geändert werden. Er kann weitergehende Wartungsarbeiten durchführen, z.B. Backups erstellen, Wiederherstellung für die Datenbank durchführen und ebenso den Lizenzschlüssel verwalten. Auch für den Benutzer admin muss ein Paßwort vergeben werden. Es sollte nicht identisch sein mit dem Paßwort des Benutzers für den Schuladministrator (also des Stundenplaners).  

Danach klicken Sie wieder auf Weiter.

3.5 Schritt 5: Jahrgänge

Es muss mindestens ein Jahrgang erstellt werden.

Dazu klickt man auf Hinzufügen

und gibt das Jahrgangskürzel und eine Bezeichnung für den Jahrgang ein, bei Bedarf auch weitere Jahrgänge. Wobei auch diese Basisdaten später noch geändert werden können.

Abschließend klicken Sie wieder auf Weiter.

3.6 Schritt 6: Zusammenfassung

Im letzten Schritt können Sie die Daten noch einmal kontrollieren und abschließend bestätigen.

Wenn alles stimmt, klicken Sie auf Schule speichern.
Die Schule ist eingerichtet und Sie können loslegen, indem Sie sich anmelden:

4 Anmelden

Nach erfolgreicher Installation und Ersteinrichtung kann man mit der eigentlichen Arbeit starten. Dazu muss man sich zunächst am Franzplan anmelden. Den Schulplaner bzw. Franzplan erreicht man über die Startseite. Je nachdem, ob eine serverbasierte Variante oder eine Installation auf dem eigenen PC eingesetzt wird, ist der Franzplan auf unterschiedliche Art zu erreichen.

4.1 Browsereinstellungen

Egal ob mit Franzplan-WEB oder der lokalen Installation Franzplan-DT gearbeitet wird, die Bedienung erfolgt immer über den Browser. Die Sicherheitseinstellungen bestimmter Browser können dazu führen, dass bestimmte interaktive Inhalte blockiert werden, die für die Arbeit jedoch nötig sind. Z.B. ist bekannt, dass wenn der InternetExplorer die Sicherheitsstufe ‘hoch’ aktiviert hat, bestimmte Menüs nicht mehr dargestellt werden. In diesem Falle sollte die Sicherheitsstufe auf ‘Standard’ gesetzt werden. Ohnehin wird empfohlen, einen moderneren Browser einzusetzen, der die aktuellen HTML-Standards unterstützt, wie z.B. Mozilla Firefox oder Chrome.

4.2 Internet

Bei der zentral gehosteten Variante geschieht die Anmeldung über das Internet mit der Url https://www.franzplan.de. Von hier aus wird weiter auf die verschiedenen Varianten vom Schulplaner verlinkt.

Wenn der Link zum Franzplan, z.B. http://franzplan.de/SchulPlanerTest, direkt in der Adresszeile des Browsers eingegeben wird, erscheint die Standardseite:

Um den Schulplaner benutzen zu können, muss der Anwender sich beim Schulplaner authentifizieren. Dazu betätigt er den Button Login.

Gewöhnlicherweise erfolgt die Anmeldung mit Benutzernamen und Paßwort. Jedem Benutzer ist eine Schule zugeordnet. Nach Anmeldung wird die Sicht auf diese Schule gewährt.

Ein Benutzer kann ein oder mehrere Rollen besitzen.

4.3 Anmeldung über IServ

Je nach Installation kann der Franzplan auch so konfiguriert sein, dass die Anmeldung mit den Benutzerdaten von IServ (https://iserv.eu/) erfolgen kann.
In diesem Falle wird beim Anklicken des Login Button geprüft, ob der Benutzer schon in IServ angemeldet ist, mit folgenden Möglichkeiten:

Ein Logout im Franzplan bewirkt keine Abmeldung in IServ. In der Regel wird bei Logout im Franzplan dann die IServ Seite geladen. Wenn man sich im Franzplan angemeldet hat und parallel in einem anderen Tab im IServ arbeitet und sich dort abmeldet, kann man trotzdem im Franzplan weiterarbeiten, ohne sich erneut anmelden zu müssen. Nach einer gewissen Zeitspanne verliert diese Verbindung jedoch ihre Gültigkeit und auch der Franzplan springt auf die Anmeldeseite zurück.

5 Grundlagen

Der folgende Abschnitt gibt Hinweise zum grundsätzlichen Vorgehen bei der Arbeit mit dem Franzplan. Nach der Anmeldung finden wir in der Kopfzeile folgende Menüpunkte:

5.1 Home

Link zur Hauptseite

5.2 Basisdaten

Enthält die Untermenüs, die zur Verwaltung der Daten nötig sind, die als Grundlage für die Stundenplanung herangezogen werden.

Dies sind im Einzelnen:

Menüpunkt Erläuterung
Zeitplan (Woche) Hier werden die Zeiten festgelegt, auf deren Basis der Stundenplan beruht.
Schuljahre/Perioden Sämtliche Planungen beziehen sich auf Schuljahre oder Perioden.
Jahrgänge Hier werden die Klassenstufen bzw. Jahrgänge definiert.
Klassen Die Klassen selbst werden hier verwaltet.
Fächer Hier werden die Fächer und Leisten definiert.
Lehrer Jeder Lehrer muß mit einem Eintrag bekannt sein.
Räume Die zum Unterricht benutzten Räume müssen ebenfalls angegeben werden.
Kopplungen Fächer und Klassen können gekoppelt unterrichtet werden.
Schüler Auch Schüler können separate Zugänge erhalten und demzufolge ebenso hier definiert werden.

5.3 Administration

Hier sind die Punkte zur Systemverwaltung und Konfiguration platziert.

Menüpunkt Erläuterung
Benutzer Hier werden die Daten für die Benutzer hinterlegt. Passwortwechsel beispielsweise ist hier möglich.
Benutzereinstellungen Persönliche Einstellungen zu Farbschema und Darstellung.
Systemeinstellungen Einstellungen für die Konfiguration des Systemverhaltens.

5.4 Planung

Alle Arbeiten, die zur Erstellung und Änderung des Stundenplans nötig sind, werden unter diesem Menüpunkt erledigt.

Menüpunkt Erläuterung
Planungssicht Hier wird der Stundenplan geändert/editiert.
Stundenplan prüfen Hier kann der aktuelle Stundenplan hinsichtlich der eingetragenen Restriktionen geprüft werden.
Stundenplanversionen Es können verschiedene Stundenplanversionen verwaltet werden. Dadurch ist es möglich, Vertretungspläne anzulegen und bei Bedarf zu aktivieren. Der eigentliche Stundenplan bleibt dabei erhalten.
Lehrereinsatz Die Abrechnung der Unterrichtsverpflichtung erfolgt hier.
Vorgaben Enthält die Menüpunkte, um Vorgaben für die automatische Planung einzustellen.
Stundenplanung Unter diesem Punkt sind die funktionen zur automatischen Erstellung eines Stundenplanes enthalten.

5.5 Stundenplanansicht

Hier sind die verschiedenen Ansichten des fertigen Stundenplans aufgelistet mit folgenden Untermenüs:

Menüpunkt Erläuterung
Jahrgangssicht Diese Sicht auf den Stundenplan ist nach Jahrgängen sortiert.
Lehrersicht Der jeweils aktuelle Stundenplan wird hier für jeden Lehrer aufbereitet und kann ausgedruckt werden.
Klassensicht Der jeweils aktuelle Stundenplan wird hier für jede Klasse dargestellt und kann ausgedruckt werden.
Raumsicht Der jeweils aktuelle Stundenplan wird hier für jeden Raum dargestellt und kann ausgedruckt werden.


In der Kopfzeile finden sich neben den Informationen zum angemeldeten Benutzer, der Schule und dem gerade aktiven Stundenplan auch die Menüpukte

Hilfe:
Link zu diesen Hilfeseiten
Logout:
Abmeldung des Benutzers

Außerdem gibt es die Möglichkeit, die Version des Stundenplans zu wechseln: . Allerdings ist der Wechsel hier lediglich bis zum Ende der aktuellen Sitzung (Session), also bis zum Logout oder Schließen des Browserfensters aktiv. Wenn die Version nachhaltig gewechselt werden soll, muss dies über das Menü Stundenplanversionen erfolgen.

5.6 Fächer, Leisten, Kopplungen

Bei der Stundenplanung wird zwischen Fächern, Kopplungen und Leisten unterschieden. Im Folgenden sollen die Unterschiede verdeutlicht werden.

5.6.1 Fächer

Ein Fach wird im Stundenplan genau einer Klasse zugeordnet. Ein und dasselbe Fach kann somit in mehreren Klassen gleichzeitig unterrichtet werden, ohne dass es zu Konflikten kommt. Ein Fach wird über sein Kürzel identifiziert. Zusätzlich kann ein Anzeigename vergeben werden. Fächer mit gleichem Anzeigenamen werden im Stundenplan zusammenhängend dargestellt.

5.6.2 Kopplungen

In der Unterrichtsplanung wird oft der Begriff ‘Kurs’ verwendet. Kurse sind Fächer, die klassenübergreifend unterrichtet werden. Anders gesagt: Es werden meist solche Fächer als Kurse definiert, die zum gleichen Zeitpunkt in mehreren Klassen parallel unterrichtet werden.
Den Begriff ‘Kurs’ kann man jedoch auch in anderen Zusammenhängen finden. Der Eindeutigkeit halber wird deshalb der Begriff ‘Kopplung’ benutzt. Eine Kopplung ist eine Zusammenfassung von Fächern, die in verschiedenen Klassen gleichzeitig unterrichtet werden. Sie werden unter einem separaten Menüpunkt verwaltet: Kopplungen verwalten

5.6.3 Leisten

Leisten sind eine ‘einfache’ Form, klassenübergreifenden Unterricht im Stundenplan darzustellen. Dabei wird lediglich die Darstellung der zu einer Leiste gehörenden Stundenplaneinträge zusammengefasst. Innerhalb der Leiste findet keine Kollisionsprüfung für Lehrer und Räume statt. Deshalb wird empfohlen, wenn immer es geht Kopplungen statt Leisten in der Planung zu benutzen.
Leisten müssen sich im Kürzel von einem Fach unterscheiden, damit sie im Stundenplan entsprechend mit ihren Besonderheiten dargestellt werden können und auch keine Scheinkonflikte bei der Raumplanung und Lehrerzuordnung verursachen. Es ist deshalb sinnvoll, einer Leiste pro Klassenstufe einen eindeutigen Namen zu geben.
Beispiel:

Ma
Kürzel für das Fach Mathematik; kann für jede Klasse verwendet werden
Ma 8
Kürzel für die Leiste Mathematik im 8. Jahrgang, in der mehrere Klassen zur gleichen Zeit Unterricht in den gleichen Räumen bei den gleichen Lehrern haben. Die Stundenplanprüfung wird bei den der Leiste Ma 8 zugeordneten Lehrern oder Räumen keinen Fehler melden, obwohl die Lehrer/Räume zum gleichen Zeitpunkt unterschiedlichen Klassen zugeordnet sind. Sollten jedoch beim Fach Ma solche Überschneidungen auftauchen, so ist dies für die Stundenplanprüfung ein Fehler.

Es ist sinnvoll, dass auch die Fächer für Essens- oder Pausenaufsichten als Kopplung geführt werden, damit diese im Stundenplan zusammenhängend, klassenübergreifend dargestellt werden.

Beispiele für Fächer/Leisten:

Mathematik
Einträge für ein einfaches Fach und eine Leiste
Essen
Einträge für die Definition der Fächer zu Pausenaufsichten mit Zeitkorrektur

Es gibt Leisten, in denen jahrgangsübergreifend unterrichtet wird. Eine Kollisionsprüfung soll in diesem Falle keinen Fehler ausgeben. Dazu müssen diese Leisten entsprechend markiert sein.

6 Erste Schritte

Bevor der Stundenplan eingegeben werden kann, müssen zunächst einmal die Stammdaten (Zeitplan, Klassen , Fächer, Räume, Stundentafeln …) geschaffen werden. Es erfordert etwas Zeit und sollte in einer bestimmten Reihenfolge geschehen, um Mehrarbeit zu vermeiden. Die folgenden Erläuterungen beachten die empfohlene Reihenfolge.

6.1 Basisdaten

Zunächst müssen Basisdaten eingegeben werden. Die Einstellungen sind unter dem Menüpunkt Basisdaten zu finden:

6.1.1 Schuljahr/Periode

Für eine Schule können verschiedene Stundenpläne existieren. Diese werden als Stundenplanversionen oder -varianten unterschieden und diese sind wiederum bestimmten Schuljahren oder Perioden zugeordnet. Wenn die Schule initial eingerichtet ist, existiert mindestens ein Schuljahr/eine Periode. Definiert ist ebenso eine Stundenplanversion. Zunächst ist hier lediglich zu prüfen, ob Start- und Endetermin (von/bis) stimmen und gegebenenfalls zu korrigieren. Bei unserer Beispielschule startet das Schuljahr am 03.09.2018 und ended am 26.06.2019:

6.1.2 Zeitplan (Woche)

Basis der Stundenplanung ist der Zeitplan für eine Schulwoche. Dieser muss zuerst angelegt werden. Das geschieht unter dem Menüpunkt Basisdaten-Zeitplan. Hier werden für jeden Tag alle Stunden bzw. Pausen mit den jeweiligen Zeiten aufgelistet. Siehe Zeitplan… Ein Beispiel für einen Zeitplan sähe dann so aus:

Hier sind jeweils die Stunden 1 und 2 und die Stunden 3 und 4 als mögliche Doppelstunden vorgesehen und ebenso als ‘hoch’ markiert, damit harte Fächer dort vorzugsweise unterrichtet werden. Weil die Stunde 6 mit ungern versehen wurde, wird der Automat bei der Planung versuchen, die Stunden möglichst nicht in dieser Zeit zu platzieren.

6.1.3 Jahrgänge

Der Unterricht wird im Franzplan auf Basis von Jahrgängen organisiert. Wenn es in der jeweiligen Schule keine derartige Struktur gibt, muss zumindest ein ‘Pseudo’-Jahrgang angelegt werden. Er kann einen beliebigen Namen haben. Bei einem ‘Pseudo’-Jahrgang bietet sich das Schulkürzel an. Auch Jahrgänge sind bereits angelegt, wenn die Schule eingerichtet wurde. Näheres ist unter Jahrgänge zu finden. Normalerweise ist hier nichts zu konfigurieren. Ein Beispiel:

6.1.4 Lehrer

Letztendlich sind für den geregelten Schulbetrieb auch die Stammdaten der Lehrer wichtig. Mindestens jeder Benutzer des Schulplaners muss einem Lehrer zugeordnet werden. Erläuterungen sind hier zu finden: Lehrer. Initial ist ein Lehrer für die Schule eingerichtet. Alle weiteren Lehrer müssen dann noch hinzugefügt werden.
Beispiel:

6.1.5 Klassen

Die Eingabe der Klassen erfolgt unter dem Menüpunkt Basisdaten-Klassen. Klassen werden mind. einem Jahrgang zugeordnet. Ebenso wie der initiale Zeitplan und die Jahrgänge sind auch die Klassen bereits angelegt, können jedoch noch verändert werden. Weitere Erläuterungen sind unter Klassen verwalten zu finden.
Beispiel:

Im Beispiel ist zu sehen, dass die Schule dreizügig ist, weil in Jg 1 drei Klassen unterrichtet werden. Jedoch existieren die Klassen 2c, 3c und 4c nicht. Deshalb sind sie deaktiviert, damit sie bei der automatischen Stundenplanung nicht berücksichtigt werden.

6.1.6 Fächer

Initial sind eine Reihe von Standard-Fächer angelegt. Es können jedoch auch beliebige weitere Fächer definiert werden. Die Verwaltung wird hier erklärt: Fächer verwalten .

6.1.7 Benutzer

Nachdem die Lehrer definiert sind, können auch die Benutzer eingetragen werden. Für die Stundenplanung ist jedoch nur der eigene Benutzer nötig. Bitte achten Sie als Benutzer mit der Rolle ‘Lehrer’ oder ‘Schuladministrator’ darauf, dass die Benutzer sich selbst ein starkes Passwort zuweisen. Das Passwort kann durch die Benutzer jederzeit geändert werden. Weitere Informationen: Benutzer verwalten

6.1.8 Räume

Die Definition der Räume vervollständigen das Bild. Auch Räume sind initial noch nicht vorhanden. Wenn die Klassen eigene Räume haben, ist für den Anfang nicht unbedingt erforderlich, Räume zu definieren. Weitere Information sind erhältlich unter: Räume verwalten.

6.1.9 Kopplungen

Klassen- und jahrgangsübergreifender Unterricht wird zu Kopplungen zusammengefasst. Weitere Informationen: Kopplungen verwalten

6.1.10 Schüler

Schüler brauchen nur gepflegt und verwaltet zu werden im Zusammenhang mit Lernentwicklungsberichten. Für die Erstellung von Stundenplänen werden Schüler nicht benötigt.

6.2 Planung

Nun kann man mit der Stundenplanung starten.

Dabei ist zu entscheiden, ob es genügt, die Stundenplanung von Hand zu erledigen oder ob das System einen automatischen Vorschlag erzeugen soll. Davon abhängig ist das weitere Vorgehen:

  1. Von Hand
    Dann kann man direkt mit der Stundenplanung loslegen.
  2. Automatisiert
    Hier sind noch weitere Daten in Form von Vorgaben für den Automaten einzugeben.

7 Basisdaten

7.1 Schuljahre/Perioden verwalten

Für eine Schule können verschiedene Stundenpläne existieren. Diese werden als Stundenplanversionen oder -varianten unterschieden und diese sind wiederum bestimmten Schuljahren oder Perioden zugeordnet. Folgende Systematik wird dabei verfolgt:

Stundenplanversionen
Ein konkreter Stundenplan liegt in einer bestimmten Version oder Variante vor. Zwischen diesen Versionen kann jederzeit gewechselt werden. Die jeweils geladene Version wird bearbeitet. Welche Version geladen ist, wird in der Kopfzeile angezeigt. Eine Version oder Variante gehört zu einem konkreten Schuljahr bzw. einer Periode.
Schuljahre/Perioden
Für eine Schule können ein oder mehrere Schuljahre/Perioden existieren. Ihnen ist jeweils mindestens eine Stundenplanversion zugeordnet. Räume, Klassen, Jahrgänge, Fächer und Lehrer sowie die Wochenzeitpläne sind jeweils den Schuljahren/Perioden zugeordnet. Sie können also so verwaltet werden, dass Änderungen (Hinzufügen, Entfernen) keine Auswirkungen auf die anderen Schuljahre/Perioden haben.

Ein Wechsel zwischen den Schuljahren/Perioden findet implizit statt, indem eine entsprechende Stundenplanversion geladen wird. Da eine Stundenplanversion jeweils einem Schuljahr/einer Periode zugeordnet ist, passiert der Wechsel automatisch. Das jeweils aktuelle Schuljahr bzw. die aktuelle Periode wird in der Kopfzeile dargestellt:

Jegliche administrative Tätigkeiten/Änderungen an Räumen, Klassen, Jahrgängen, Fächern, Lehrern, Wochenzeitplänen beziehen sich auf dieses Schuljahr.

Durch Anklicken von kann die Stundenplanversion und damit auch das Schuljahr/die Periode gewechselt werden.

7.2 Zeitplan verwalten

Zeitliche Basis für den Stundenplan bildet ein Wochenzeitplan für die Schule. Er kann durch die Schuladministratoren erzeugt und geändert werden. Eine Schule kann mit mehreren Wochenzeitplänen arbeiten. Beispielsweise kommt es vor, dass für die Oberstufe andere Pausen- und Unterrichtszeiten festgelegt sind als für die Klassen 5 bis 10. Deshalb besitzt jeder Wochenzeitplaneintrag ein Kürzel, über das die Zuordnung zum jeweiligen Stundenplan erfolgt. Wenn es erforderlich ist, dass mit verschiedenen Zeitplänen gearbeitet wird (z.B. bei Schulen mit gymnasialer Oberstufe), müssen zusätzliche Randbedingungen beachtet werden. Wenn mehrere Zeitpläne definiert sind, wird jeder Zeitplan als separater Kartenreiter dargestellt.

Bei der Konfiguration der Klassen wird über das Kürzel des Wochenzeitplanes der Bezug zu einem konkreten Wochenzeitplan hergestellt.

In der Tabelle sind die Attribute für den Zeitplan erläutert:

Attribut Bedeutung
Sequenz Mit der Reihenfolge wird festgelegt an welcher Position im Stundenplan der jeweilige Eintrag berücksichtigt werden soll. Dies ist insbesondere wichtig, wenn verschiedene Zeiten für unterschiedliche Klassenstufen berücksichtigt werden müssen. Im einfachsten Fall wird einfach von 1 beginnend für jeden Tag durchnummeriert.
Nr Die Nummer eines Eintrages erscheint im Ausdruck des Stundenplans. Sie gehört zum Schlüssel für die eindeutige Identifikation des Eintrages.
Anzeige Der Bezeichner oder Anzeigename, den der Eintrag in den Stundenplänen erhalten soll, z.B. ‘Pause 1’, wenn nicht lediglich die Nummer des Eintrags erscheinen soll.
Typ Der Typ kann die Ausprägungen Stunde und Pause annehmen. Er erscheint ebenfalls im Ausdruck des Stundenplans und gehört zum Schlüssel für die eindeutige Identifikation des Eintrages.
Startzeit Definiert die Startzeit der jeweiligen Stunde/Pause. Die Eingabe erfolgt im Format <2-stellige Stunde>:<2-stellige Minute>, Beispiel 06:25.
Endezeit Definiert die Endezeit der jeweiligen Stunde/Pause. Die Eingabe erfolgt im Format <2-stellige Stunde>:<2-stellige Minute>, Beispiel 07:10.
Platzhalter Es kann erforderlich sein, dass bestimmte Einträge zwar im Zeitplan aufgeführt sind, jedoch nicht im Stundenplan erscheinen sollen. Dies ist insbesondere der Fall wenn mit mehreren Zeitplänen für eine Schule gearbeitet wird. Dann werden solche Einträge als Platzhalter markiert. Mögliche Ausprägungen hierfür sind Ja bzw. Nein.

Beispiel für einen Zeitplan:

Für jede Zelle in der Wochentagsspalte kann eine Priorität vergeben werden. Dieses Attribut ist als Vorbereitung für eine Optimierungsfunktion gedacht, wird aber auch verwendet, um zu signalisieren, zu welchen Zeiten bevorzugt die ‘harten’ Fächer unterrichtet werden sollten und somit Abweichungen davon darzustellen. Harte Fächer werden im Stundenplan mit einem Blitz gekennzeichnet, wenn sie in Zeiten geplant sind, die nicht mit der Priorität Hoch oder Pflicht markiert sind. Spalten, die ausschließlich Einträge mit k.U. enthalten, werden in den Stundenplänen ausgeblendet. Zum Ändern der Priorität müssen die Einträge ausgewählt werden. Dazu werden diese mit gedrückter Taste ‘STRG’ und linker Maustaste angeklickt. Sie sind farblich besonders hervorgehoben. Mit der rechten Maustaste öffnet sich ein Kontextmenü:

Mögliche Prioritäten beginnend mit der niedrigsten:

Attribut Bedeutung
k.U. kein Unterricht: Es findet kein Unterricht statt. Wenn dies in jeder Zeile für einen Wochentag (z.B. Samstag) eingetragen ist, wird dieser Wochentag im Stundenplan nicht angezeigt.
Standardmäßig sind die Samstage und Sonntage mit ‘k.U.’ markiert.
Ungern Diese Unterrichtszeit soll nicht mit ‘harten’ Fächern belegt werden.
Neutral Diese Unterrichtszeit soll nicht mit ‘harten’ Fächern belegt werden.
Hoch Diese Unterrichtszeit kann mit ‘harten’ Fächern belegt werden.
Pflicht Diese Unterrichtszeit kann mit ‘harten’ Fächern belegt werden.

Mit dem Symbol sind die Einträge markiert, die als Doppelstunden in Frage kommen. Diese Markierung kann vorgenommen werden, wenn beide zu verbindenden Einträge bei gedrückter Taste ‘STRG’ angeklickt wurden. Beide Einträge, die miteinander verbunden werden können, sind dann dunkel hinterlegt.

Es können entweder ganze Zeilen markiert werden oder auch einzelne Zellen in den Spalten für die Wochentage. Abhängig davon sind dann die Menüpunkte im Kontextmenü (rechte Maustaste) oder die Buttons aus der Kopfzeile aktiv. Foldende Dinge sind möglich:  

Neuen Eintrag erzeugen
Tabelle neu laden
Markierten Eintrag löschen
Markierten Eintrag kopieren
Eintrag ändern
Eintrag als Doppelstunde markieren; Dieser Menüpunkt ist nur aktiv, wenn beide zu verbindenden Einträge bei gedrückter Taste ‘STRG’ angeklickt wurden. Beide Einträge, die miteinander verbunden werden können, sind dann dunkel hinterlegt.
Beispiel:
Bestehende Verbindung als Doppelstunde auflösen

7.2.1 Neuen Eintrag erzeugen

Ein Zeitplaneintrag identifiziert sich eindeutig über die Attribute Wochentag, Nummer, Typ und Kürzel. Beim Neuanlegen eines Eintrages ist darauf zu achten, dass ein entsprechender Eintrag mit gleichen Attributen noch nicht existiert. Ansonsten wird eine Fehlermeldung angezeigt. Einträge werden immer für die Wochentage Montag bis Freitag übernommen bzw. überschrieben.

7.2.2 Eintrag kopieren

Ein markierter Eintrag kann als Vorlage benutzt und kopiert werden. Dazu sind dann die gewünschten Attribute anzupassen. Auch diese Einträge werden immer für die Wochentage Montag bis Freitag übernommen bzw. überschrieben.

7.3 Jahrgänge verwalten

Unter diesem Menüpunkt werden die Jahrgänge konfiguriert. Jeder Jahrgang ist einem konkreten Wochenzeitplan zugeordnet. Folgende Attribute sind relevant:

Attribut Bedeutung
Kürzel Kurzbezeichnung des Jahrgangs, z.B. 7, 8, 12… Über dieses Kürzel wird der Jahrgang identifiziert.
Bezeichnung Die Bezeichnung des Jahrgangs dient lediglich als Beschreibung, wird angezeigt, jedoch nicht weiter verwendet.
Schule Kürzel der Schule
Wochenplankürzel Wenn es sich um eine Schule handelt, die mit mehreren Wochenzeitplänen arbeitet, z.B. bei Schulen mit gymnasialer Oberstufe, so muss hier das richtige Kürzel ausgewählt sein. Siehe dazu auch Zeitplan verwalten
In den meisten Fällen ist das jedoch nicht der Fall, d.h. es gibt genau einen Wochenplan für alle und diese Spalte enthält den Standardplan. In der Regel ist das ‘SEK1’.
Zusatzinformation Die Zusatzinformation ist ein freier Text, der im Stundenplan in der Jahrgangssicht unter der Stundenplantabelle angezeigt wird. Dieser Eintrag ist optional.


Zur Verwaltung der Jahrgänge können folgende Tätigkeiten ausgeführt werden:

Neuen Eintrag erzeugen
Tabelle neu laden
Markierten Eintrag löschen
Eintrag ändern

7.4 Klassen verwalten

Unter diesem Menüpunkt können die Einträge für die Klassen vorgenommen werden. Jede Klasse ist einem Jahrgang und einem Schuljahr/einer Periode zugeordnet. Folgende Attribute sind relevant:

Attribut Bedeutung
Nummer Kurzbezeichnung der Klasse, z.B. 7.1, 8.2, 12.4… Über diese Nummer wird die Klasse identifiziert.
Jahrgang Jede Klasse ist einem Jahrgang zugeordnet, dessen Kürzel hier angezeigt wird.
Schuljahr/Periode Zugewiesenes Schuljahr bzw. Periode
Tutoren/Klassenlehrer Liste der Tutoren bzw. Klassenlehrer, die dieser Klasse zugeordnet sind.
Wenn ein neuer Stundenplaneintrag erzeugt wird, so werden diese Lehrer standardmäßig zugeordnet.
Raum Klassenraum
Wenn ein neuer Stundenplaneintrag erzeugt wird, wird dieser Raum standardmäßig zugeordnet.
Aktiv Gibt an, ob die Klasse im angegebenen Schuljahr/der Periode aktiviert ist. Dies hat Auswirkungen auf die Stundenplanung. Klassen, die nicht aktiviert sind, werden in der automatischen Stundenplanung nicht mit unterricht belegt.
Beispielsweise kann eine Schule grundsätzlich dreizügig sein. In einigen Jahrgängen wurden jedoch nur zwei Klassen eingerichtet. In diesem Falle werden in den Jahrgängen, die mit weniger Klassen arbeiten, die überflüssigen Klassen deaktiviert. Somit werden sie auch nicht beplant.
SSO-Gruppe Dieses Attribut steht nur zur Verfügung, wenn Single Sign On für die Anmeldung möglich und konfiguriert ist.
Hier wird die Gruppe eingetragen, deren Benutzer auf die Stundenpläne für die Klasse oder den Jahrgang zugreifen dürfen.
Beispiel mit IServ:
Ein Standardbenutzer ist in IServ der Gruppe klasse-1b zugeordnet. Er wird nach Anmeldung über IServ den Klassenplan der Klasse 1b angezeigt bekommen und den Jahrgangsplan für den Jahrgang 1, weil im Franzplan die Klasse 1b diesem Jahrgang zugeordnet ist.
Alle Standardbenutzer, die im IServ der Gruppe klasse-1b nicht zugeordnet sind, können weder auf den Jahrgangsplan für den Jahrgang 1 noch auf den Klassenplan der Klasse 1b zugreifen.


Zur Verwaltung der Klassen können folgende Tätigkeiten ausgeführt werden:

Neuen Eintrag erzeugen
Tabelle neu laden
Markierten Eintrag löschen
Eintrag ändern

7.5 Fächer verwalten

Fächer müssen bereits vorhanden sein, bevor diese in Stundenplänen zugeordnet werden können. im Stundenplan kann ein Lehrer immmer nur im Zusammenhang mit einem Fach eingetragen werden. Dies bedeutet, dass auch für Ausfsichtszeiten, z. B. in einer Pause, beim Mittag oder beim offenen Anfang ein Fach definiert werden muss. Folgende Attribute sind relevant:

Attribut Bedeutung
Kürzel Kürzel des Faches, z.B. Ma, Deu, GL… Über dieses Kürzel wird das Fach identifiziert. Wenn es sich bei dem Fach um eine Leiste handelt, so muss das Kürzel so gewählt werden, dass es sich von einem ‘normalen’ Fach unterscheidet.
Siehe dazu auch die Erläuterungen unter Fächer, Leisten, Kopplungen
Anzeigename Mit diesem Namen erscheint das Fach im Stundenplan, wenn nicht der Änderungsmodus eingeschaltet ist. Wenn der Anzeigename leer ist, wird das Kürzel des Faches im Stundenplan angezeigt. Im Stundenplan für den einzelnen Lehrer (Lehrersicht wird jedoch immer das Kürzel des Faches aufgeführt.
Bezeichnung Die Bezeichnung kann eine zusätzliche Beschreibung des Faches beinhalten. Sie ist nur als Kommentar zu verstehen und taucht im Stundenplan nicht auf.
Leiste Mit diesem Attribut wird festgelegt, ob es sich um eine Leiste handelt. Es können die Werte Ja (Leiste) oder Nein (keine Leiste) vergeben werden. Die zu einer Leiste gehörenden Stundenplaneinträge werden in der Darstellung zusammengefasst. Innerhalb der Leiste findet keine Kollisionsprüfung für Lehrer und Räume statt. Darauf muss also der Anwender selbst achten. Eine Alternative zu Leisten ist die Verwaltung von Stundenplaneinträgen als Kopplung.
Siehe dazu auch die Erläuterungen unter Fächer, Leisten, Kopplungen
Jahrgangsübergreifend Es gibt Leisten, in denen jahrgangsübergreifend unterrichtet wird. Eine Kollisionsprüfung soll in diesem Falle keinen Fehler ausgeben. Dazu müssen diese Leisten entsprechend markiert sein. Es können die Werte Ja (jahrgangsübergreifend) oder Nein vergeben werden. Diese Möglichkeit ist eigentlich überholt. Besser ist es, jahrgangsübergreifenden Unterricht durch Kopplungen abzubilden.
Hart Markiert die ‘harten’ Fächer. Als ‘hart’ bezeichnen wir solche Fächer, die zu bevorzugten Zeiten im Wochenzeitplan unterrichtet werden sollen. Diese Zeiten sind im Wochenzeitplan mit entsprechender Priorität markiert. Siehe dazu auch Wochenzeitplan
Farbe Hier kann eine Farbe festgelegt werden, mit der das Fach im Stundenplan zur besseren Erkennung unterlegt werden soll. Die Farbe kann nummerisch eingetragen oder in der Farbpalette ausgewählt werden. Auch für Lehrer können Farben hinterlegt werden. Sobald eine Farbe für das Fach zugewiesen ist, wird jedoch die Farbe für den Lehrer in der Darstellung des Stundenplans ignoriert.
Zeitkorrektur Zeitkorrektur gegenüber tatsächlichem Stundenplan in Minuten, siehe dazu Zeitkorrektur


Zur Verwaltung der Fächer können folgende Tätigkeiten ausgeführt werden:

Neuen Eintrag erzeugen
Tabelle neu laden
Markierten Eintrag löschen
Eintrag ändern
Einen markierten Eintrag kopieren
Einen in der Kopfzeile benutzten Filter löschen
Einträge aus anderen Schuljahren/Perioden übernehmen

7.6 Lehrer verwalten

Ebenfalls zwingend erforderlich für die Erstellung eines Stundenplans sind Lehrer, die unter diesem Menüpunkt verwaltet werden. Liste der Attribute:

Attribut Bedeutung
Kürzel Die Kurzbezeichnung des Lehrers. Unter diesem Kürzel erscheint der Lehrer im Stundenplan.
Name Nachname
Vorname Vorname
Jahrgang Optional kann der Lehrer einem Jahrgang zugeordnet werden. Unter diesem Jahrgang ist der Lehrer filterbar. Die Zuordnung hat ansonsten Auswirkungen für die automatische Stundenplanung. Je nach Priorisierung wird Unterricht in den Klassen vorzugsweise an Lehrer aus dem eigenen Jahrgang vergeben.
Schule Kürzel der Schule
Farbe Hier kann eine Farbe festgelegt werden, mit der der Lehrer im Stundenplan zur besseren Erkennung unterlegt werden soll. Die Farbe kann nummerisch eingetragen oder in der Farbpalette ausgewählt werden. Auch für Fächer können Farben hinterlegt werden. Sobald eine Farbe für das Fach zugewiesen ist, wird jedoch die Farbe für den Lehrer in der Darstellung des Stundenplans ignoriert. Wenn mehrer Lehrer in einer Klasse unterrichten, werden entsprechend mehrere Farben angezeigt. Das funktioniert bis zu einer maximalen Anzahl von 10 Lehrern.
Beispiel:  Die Farbe für den Lehrer wird nur im Stundenplan für den Jahrgang und in der Planungsansicht benutzt. In den Klassen-, Raum- und Lehrerplänen spielt die Farbe des Lehrers keine Rolle.
Unterrichtsverpflichtung Dies ist der Zielwert für den geplanten Wocheneinsatz des Lehrers. Die Eingabe erfolgt in Minuten oder Anzahl an Unterrichtsstunden. Das ist abhängig davon, welche Einstellungen für die Schule vorgenommen wurden. Er wird bei der Abrechnung gegen den tatsächlichen Einsatz laut Stundenplan geprüft und ebenso bei der automatischen Stundenplanung ausgewertet/beachtet.
Regelverpflichtung Diese wird vom Schulträger vorgegeben. Für eine IGS in Niedersachsen beträgt sie beispielsweise 1.102,5 Minuten. Der Wert wird für die Schule hinterlegt und braucht bei den Lehrern nur gepflegt zu werden, wenn die Verpflichtung vom Standardwert abweicht. Z.B. kann es bei Referendaren der Fall sein. Wenn nichts eingetragen wird, also 0 gesetzt bleibt, wird der Schulwert benutzt.
Zeitkorrektur Zeitkorrektur gegenüber dem Stundenplan, siehe dazu Zeitkorrektur. Diese Korrektur wird initial bezogen auf die Unterrichtsverpflichtung berechnet und ausgewiesen. Beispielsweise könnte der Lehrer bereits mit Plus-/Minusstunden in das Schuljahr starten. Dafür würde diese Korrektur benutzt werden. Das Ergebnis ist bei der Abrechnung in der Spalte Korrigierte Unterrichtsverpflichtung aufgeführt.
Zeitkorrektur für Einsatz Zeitkorrektur gegenüber tatsächlichem Stundenplan, siehe dazu Zeitkorrektur. Diese Korrektur wird bezogen auf das Ergebnis der Abrechnung für den aktuellen Einsatz berechnet und in der Abrechnung in der Spalte Korrigierter Einsatz ausgewiesen.
Fächer Die optionale Liste der zugeordneten Fächer wird in der automatischen Stundenplanung berücksichtig. Je nach Priorisierung wird der Lehrer vorzugsweise in den angegebenen Fächern eingesetzt.
Fachlehrer in Diese optionale Liste der zugeordneten Jahrgänge wird bei der Auswahl der Lehrer in der automatischen Stundenplanung und für die Vorschläge zur Auswahl noch freier Lehrer berücksichtigt. Je nach Priorisierung wird der Lehrer vorzugsweise in den angegebenen Jahrgängen eingesetzt.
Von Einsatz von (Datum), Anhand der Von-Bis-Spanne wird erkannt, ob ein Lehrer das komplette Schuljahr oder nur auf Basis bestimmter Stundenplanversionen in die Abrechnung einbezogen wird. Wenn das Feld leer ist, wird der Lehrer über den kompletten Zeitraum berücksichtigt. Dies ist besonders interessant in Verbindung mit der Lehrerabrechnung, wenn ein Lehrer im Halbjahr einsteigt.
Bis Einsatz bis(Datum), Siehe `Von’…


Zur Verwaltung der Lehrer können folgende Tätigkeiten ausgeführt werden:

Neuen Eintrag erzeugen
Tabelle neu laden
Markierten Eintrag löschen
Eintrag ändern
Einträge aus anderen Schuljahren/Perioden übernehmen
Unterrichtsverpflichtung aus anderen Schuljahren/Perioden übernehmen

7.6.1 Zeitkorrektur

Für die Abrechnung der Lehrerstunden werden die Zeiten aus dem Wochenzeitplan benutzt und summiert. Es kann sein, dass die zeitliche Berücksichtigung nicht dem tatsächlichen Zeitraum aus dem Stundenplan entspricht. Dies kann durch diese Zeitkorrektur korrigiert werden.
Beispielsweise können dem Lehrer Zeiten gutgeschrieben werden, die nicht im Stundenplan erfasst sind.
Es gibt zwei verschiedene Korrekturwerte:

Beispiel:
Ein Lehrer arbeitet Teilzeit und hat eine Unterrichtsverpflichtung von 700 min pro Woche. Er hat im Vorjahr ein paar Vertretungsstunden nicht abbummeln können und deshalb 90 min gutgeschrieben, die er in diesem Jahr weniger arbeiten muss. Er gibt 14 Stunden Unterricht und davon 5 Stunden Sport. Wegen der Wege- und Räumzeiten bekommt er dafür bezogen auf diesen Einsatz 25 min gutgeschrieben.
Bei den Basisdaten für den Lehrer wird folgendes eingetragen:

Unterrichtsverpflichtung: 700
Zeitkorrektur: -90
Zeitkorrektur zum Einsatz: +25


Ergebnis der Abrechnung:

Unterrichtsverpflichtung Zeitkorrektur Zeitkorrektur zum Einsatz Einsatzzeit korrigierte Unterrichtsverpflichtung korrigierter Einsatz Abweichung
700,00 -90,00 25,00 630,00 610,00 655,00 45,00

7.7 Räume verwalten

Unter diesem Menüpunkt werden die Räume konfiguriert. Ein Raum kann ein oder mehreren Fächern zugeordnet sein. Dies ist bislang rein optional und dient nur zur Anzeige.
Folgende Attribute sind vorhanden:

Attribut Bedeutung
Bezeichnung Die Bezeichnung des Raumes. Unter dieser Bezeichnung erscheint der Raum im Stundenplan.
Schule Kürzel der Schule, falls entsprechende Berechtigung vorhanden ist, diese Spalte zu sehen.
Fächer Liste der zugeordneten Fächer


Zur Verwaltung der Räume können folgende Tätigkeiten ausgeführt werden:

Neuen Eintrag erzeugen
Tabelle neu laden
Markierten Eintrag löschen
Eintrag ändern

7.8 Kopplungen verwalten

Unterricht, der fach- und klassenübergreifend erteilt wird, kann als Kopplung definiert werden. Kopplungen werden dann wie Fächer im Stundenplan zugeordnet mit dem Vorteil, dass nicht für jedes dieser Fächer bzw. jede beteiligte Klasse ein separater Eintrag im Stundenplan verwaltet werden muss. Die Zuweisung der Lehrern zu den in der Kopplung enthaltenen Fächern und zusätzlich zu Räumen wird dann bei der Erzeugung oder Änderung der speziellen Stundenplaneinträge.

Beispiel:

bzw. im Editiermodus:

Hier wurde eine Kopplung definiert für das Fach Mathematik. Die Klassen 5a, 5b und 5c werden dabei parallel unterrichtet.
Zusätzlich können hier auch schon die Lehrer zugeordnet werden. Diese werden ebenfalls beim Eintrag der Kopplung in den Stundenplan übernommen.
Folgende Attribute sind relevant:

Attribut Bedeutung
Kuerzel Kurzbezeichnung der kopplung, z.B. Ma 9 … Über dieses Kuerzel wird die Kopplung eindeutig identifiziert.
Anzeigename Dieser Name erscheint im Ausdruck für den Stundenplan und in einigen Anzeigen.
Klassen Die Liste der Klassen, die zusammen unterrichtet werden.
Fächer Die Liste der Fächer, die zusammen unterrichtet werden.
Lehrer Die Liste der Lehrer für diesen Unterricht.
Farbe Hier kann eine Farbe festgelegt werden, mit der die Kopplung im Stundenplan zur besseren Erkennung unterlegt werden soll. Die Farbe kann nummerisch eingetragen oder in der Farbpalette ausgewählt werden.
Zeitkorrektur Zeitkorrektur gegenüber tatsächlichem Stundenplan in Minuten, siehe dazu Zeitkorrektur
Stunden Die Anzahl der Wochenstunden für diesen Unterricht.


Zur Verwaltung der Kopplungen können die folgenden Tätigkeiten ausgeführt werden:

Neuen Eintrag erzeugen
Tabelle neu laden
Markierten Eintrag löschen
Das Löschen von Kopplungen bewirkt lediglich, dass die Kopplungen aus dem aktuellen Schuljahr/ der aktuellen Periode entfernt werden. Die zugehörigen Fächer werden nicht gelöscht.
Eintrag ändern
Einen in der Kopfzeile benutzten Filter löschen
Kopplungen prüfen
Listet die inkonsistenten Kopplungseinträge: Kombinationen aus Fach und Klasse, die in mehreren Kopplungen vorkommen.
Export der Ansicht als csv-Datei
Die Datei wird heruntergeladen und bei Verwendung der Standardeinstellungen des Browsers mit Excel geöffnet.

7.9 Schüler verwalten

Schüler brauchen nur gepflegt und verwaltet zu werden, wenn sie die Stündenpläne online anschauen sollen. Für die Erstellung von Stundenplänen werden Schüler nicht benötigt.

8 Administration

Unter Administration sind alle Tätigkeiten zusammengefasst, die zur Systemadministration nötig sind. Folgende Daten sind betroffen:

Datenart Beschreibung
Schulen Hier werden die Basisdaten für Schulen definiert (Schulkürzel, Bezeichnung).
In der Desktop-Variante (Franzplan-DT) ist dies genau für eine Schule möglich.
Benutzer Hier werden die Benutzer mit ihrer Benutzer-Id und dem Initialpasswort eingerichtet.
Benutzereinstellungen Dieser Punkt enthält einige Parameter für den aktuell angemeldeten Benutzer.
Systemeinstellungen Dieser Punkt beinhaltet Parameter, die systemweit gültig sind.
Datenbank Für die Datenbank kann eine Sicherung oder eine Wiederherstellung früher gesicherter Daten vorgenommen werden.
Lizenzschlüssel Verwaltung des Lizenzschlüssels.

8.1 Schulen verwalten

Diese Funktion steht nur Benutzern mit der Rolle ‘Administrator’ zur Verfügung.

Hier werden die Basisdaten für die Schule eingegeben.
Bei der Desktop-Version für den Franzplan gibt es nur eine Schule. Hier ist die Bezeichnung der Schule und die Zügigkeit (maximale Anzahl der Klassen pro Jahrgang) veränderbar.
Zusätzlich können die Basiswerte für die Lehrerabrechnung eingegeben werden:

8.2 Benutzer verwalten

Unter dem Menüpunkt ‘Administration-Benutzer’ wird geregelt, wer mit welcher Rolle auf die Schule zugreifen und demzufolge, welche Daten er sehen und verändern darf.

Außerdem kann man hier das Passwort ändern, indem der Datensatz des Benutzers markiert und dann der Button/Menüpunkt angeklickt wird.

Ein Benutzer kann ein oder mehrere Rollen besitzen. Bekannte Rollen sind:

Rolle Erläuterung
Lehrer Inhaber dieser Rolle können die eigenen Lehrerpläne sowie Klassen-, Raum- und Jahrgangspläne einsehen und ausdrucken.
Benutzer mit dieser Rolle können sich selbst ein neues Passwort setzen.
SchulAssistent Inhaber dieser Rolle können Stundenpläne einsehen und ausdrucken.
Benutzer mit dieser Rolle können sich jedoch selbst kein neues Passwort setzen. Diese Rolle kann verwendet werden, wenn die Lehrer einer Schule lesenden Zugriff auf Stundenpläne erhalten sollen, jedoch der Aufwand vermieden werden soll, zu diesem Zweck für jeden Lehrer einen individuellen Benutzer einzurichten.
SchulAdministrator Inhaber dieser Rolle haben die gleichen Rechte wie Inhaber der Rolle Lehrer, können zusätzlich die kompletten Administrationsmenüs für ihre Schule bedienen:
Zeitplan verwalten
Klassen verwalten
Fächer verwalten
Räume verwalten
Lehrer verwalten
Vorgaben verwalten
Stundenplan prüfen
Schueler Inhaber dieser Rolle können Stundenpläne für die Klassen sowie die Jahrgangspläne einsehen und ausdrucken.
Ebenso können Benutzer mit dieser Rolle sich selbst ein neues Passwort setzen.
BasisSchueler Inhaber dieser Rolle können Stundenpläne für die Klassen sowie die Jahrgangspläne einsehen und ausdrucken.
Benutzer mit dieser Rolle können sich jedoch selbst kein neues Passwort setzen. Diese Rolle kann verwendet werden, wenn die Schüler einer Schule lesenden Zugriff auf Stundenpläne erhalten sollen, jedoch der Aufwand vermieden werden soll, für jeden Schüler einen individuellen Benutzer einzurichten.
Administrator In der Variante vom Franzplan, die auf dem eigenen Arbeitsplatzrechner läuft (Franzplan-DT) gibt es zusätzlich diese Rolle.
Sie beinhaltet erweiterte Rechte für die Durchführung von Wartungsarbeiten, z.B.
Erstellung von Backups,
Wiederherstellung der Datenbank aus früher erstellten Backups,
Verwaltung des Lizenzschlüssels


Liste der Attribute:

Attribut Bedeutung
Benutzer-Id Die Benutzer-Id. Mit dieser Id meldet sich der Benutzer am Franzplan an, z.B. Markus.Specht. Groß- und Kleinschreibung wird unterschieden.
Vorname Vorname des Benutzers
Nachname Nachname des Benutzers
Kürzel Die Kurzbezeichnung des Lehrers.
e-Mail e-Mail Adresse des Benutzers.
Schule Die Schule dient nur zur Information, ist vorgegeben.
Rollen Ein oder mehrere Rollen, siehe oben…


Zur Verwaltung der Klassen können folgende Tätigkeiten ausgeführt werden:

Neuen Eintrag erzeugen
Tabelle neu laden
Markierten Eintrag löschen
Eintrag ändern
Passwort ändern

8.3 Benutzereinstellungen verwalten

Ein paar individuelle Einstellungen kann jeder Benutzer selbst vornehmen und damit die Darstellung des Stundenplans in der Webseite und im Excel-Ausdruck beeinflussen.

Wenn keine besonderen Einstellungen vorgenommen werden, so sind die Standardeinstellungen aktiv. Folgende Attribute können gesetzt werden:

Attribut Beschreibung Standard
Rahmenfarbe zwischen den Tagen Setzt die Farbe des Rahmen an der Grenze zwischen den Wochentagen in der HTML-Ansicht für den Jahrgang. schwarz
Rahmendicke zwischen den Tagen Setzt die Dicke des Rahmen an der Grenze zwischen den Wochentagen in der HTML-Ansicht für den Jahrgang in Pixel. 1 px
Hintergrundfarbe für Pausen Setzt die Farbe für den Zellenhintergrund für Pausen in der HTML-Ansicht für den Jahrgang. Kein Unterschied zu Stunden
Hintergrundfarbe für Stunden Setzt die Farbe für den Zellenhintergrund für Stunden in der HTML-Ansicht für den Jahrgang. Weiß mit leichter Schattierung zwischen geraden und ungeraden Zeilen
Breite für Stundenpalten Setzt die Breite der Spalten in der HTML-Ansicht für den Jahrgang in Pixel. 40 px
Zeilenhöhe bei vertikaler Ausrichtung der Planungsansicht Setz die Zeilenhöhe für die vertikale Ansicht. 20 px
Excel Hintgergrundfarbe für Tabellenkopf Setzt die Farbe für den Hintergrund der Überschrift in Excel. blau
Excel Hintgergrundfarbe für Stunden Setzt die Farbe für den Hintergrund der Stundenzeilen weiß
Excel Hintgergrundfarbe für Kurse Setzt die Farbe für den Hintergrund der Kursspalten und -zellen Kein Unterschied zu Pausen bzw. Stunden
Excel Hintgergrundfarbe für Pausen Setzt die Farbe für den Hintergrund der Pausenzeilen hellgrün
Excel Breite für Stundenpalten Setzt die Breite der Spalten in der Excel-Ansicht für den Jahrgang in Pixel. 30 px
Excel Schriftgröße Setzt die Schriftgröße in der Excel-Ansicht. 14 px
Doppelstunden in der Excelansicht separieren Legt fest, ob die Doppelstunden in der Excelansicht separiert werden sollen. Standard: nein, d.h. werden verbunden dargestellt
Kiosk Intervall Jahrgangssicht Zeitspanne, in der ein Jahrgang angezeigt wird, wenn Kiosk-Modus eingestellt ist. Nach Ablauf der Zeit wird zum nächsten Jahrgang gewechselt. 60 Sekunden
Kiosk Intervall Klassensicht Zeitspanne, in der der Stundenplan für die Klasse angezeigt wird, wenn Kiosk-Modus eingestellt ist. Nach Ablauf der Zeit wird zur nächsten Klasse gewechselt. 30 Sekunden
Erscheinungsbild Erscheinungsbild der kompletten Weboberfläche Franzplan

8.4 Systemeinstellungen verwalten

Hier werden die pro Schule gültigen Einstellungen getätigt, die unabhängig vom jeweils angemeldeten Benutzer gelten. Bislang sind dies folgende Parameter:

Attribut Beschreibung Standard
Benutzer für den Kiosk-Modus Benutzer, der verwendet wird, wenn der Stundenplan im Kiosk-Modus mit automatischer Anmeldung startet. In diesem Modus wird auf eine Anmeldung mit Passwort verzichtet. Deshalb können hier nur Benutzer verwendet werden, die außer der Rolle ‘SchulAssistent’ keine weiteren Rechte besitzen. Die Liste enthält alle Benutzer, die diesem Kriterium entsprechen. Der gewünschte Benutzer muss zuvor angelegt worden sein. leer
Addressfilter für den Kiosk-Modus Wenn dieser Parameter gesetzt ist, ist die automatische Anmeldung im Kiosk-Modus nur möglich, wenn eine Verbindung von einer IP-Adresse aufgebaut wird, die diesem Filter entspricht. Die Angabe erfolgt als regulärer Ausdruck. leer
Word-Template für Export der Lehrerabrechnung Hier wird das Template hinterlegt, aus dem das Word-Dokument für die Lehrerabrechnung erzeugt wird. Dabei gibt es Ersetzungsmuster, siehe Ersetzungsmuster für Word-Vorlage leer
Aktuelles Word-Template für Export der Lehrerabrechnung Hier werden die Daten für das aktuelle Template für die Lehrerabrechnung angezeigt. Das aktuelle Template kann auch zur weiteren Bearbeitung heruntergeladen werden. Nach Änderung muss es erneut hochgeladen werden. leer

8.5 Datenbank verwalten

Diese Funktion steht nur Benutzern mit der Rolle ‘Administrator’ zur Verfügung.

Die Daten, die für die Arbeit mit dem Stundenplanprogramm durch den Stundenplaner eingegeben und für die Stundenplanung benutzt werden, landen in einer internen Datenbank.
Man kann sich das der Einfachheit halber wie eine große Datei vorstellen, in der die Daten strukturiert abgelegt und so sortiert sind, dass sie schnell wiedergefunden und in verschiedenen Zusammenhängen gelesen werden können. Damit diese Daten, die ja mit der Zeit durch den Stundenplaner mühsam erfasst wurden, vor plötzlichen Unwägbarkeiten gesichert werden können, gibt es die Möglichkeit, diese separat zu sichern. Man nennt so etwas auch Backup der Daten. Die Daten werden dabei in eine Datei geschrieben. Sinnvollerweise wird so ein Backup durch Kopieren an eine andere, sichere Stelle gebracht. Die Daten stehen dann im Ernstfall (z.B. bei Datenverlust) für eine Wiederherstellung (auch ‘restore’ genannt) zur Verfügung.

8.5.1 Backup

Für ein Backup der Datenbank wird einfach der Button ‘Ausführen’ betätigt.
Das System legt eine neue Datei mit den gesicherten Daten im Unterverzeichnis ‘backup’ an und gibt den Namen der neu erzeugten Backup-Datei auf der Oberfläche aus.

Im Datei-Explorer kann man das kontrollieren. Die Ausgabe des ‘backup’-Verzeichnisses enthält die soeben angezeigte Datei:

Die Empfehlung ist, diese Datei zu kopieren und an einem geschützten Ort (abgesichertes Netzlaufwerk o.ä.) zu sichern, auf den im Falle einer nötigen Wiederherstellung zurückgegriffen werden kann.

8.5.2 Restore

Die Wiederherstellung aus früher druchgeführten Backups kann auf zwei Arten erfolgen.

8.5.2.1 Laden direkt aus dem backup-Verzeichnis

Wenn sich das gewünschte Backup, aus dem die Wiederherstellung der Datenbank erfolgen soll noch im backup-Verzeichnis des Franzplans befindet, kann es hier aus der Liste der vorhandenen Backups ausgewählt und mit dem Button Ausführen geladen werden.

8.5.2.2 Hochladen eines Backups

Alternativ kann auch eine Datei hochgeladen werden, die früher gesichert wurde. Dazu wird die Datei ausgewählt und mit Hochladen hochgeladen.

8.6 Lizenz verwalten


Diese Funktion steht nur Benutzern mit der Rolle ‘Administrator’ zur Verfügung. Standardmäßig ist das der Benutzername admin, welcher bei der Initialisation der Datenbank angelegt wird.

Franzplan wird im Auslieferungszustand mit einer Testlizenz versehen, welche nach der Testphase mit einem gültigen Lizenzschlüssel ersetzt werden muss.

Es gibt die Möglichkeit, die Lizenzinformationen manuell einzugeben oder die Datei mit dem Lizenzschlüssel hochzuladen. Die Datei hat folgendes Format:

franzplan.key.value=4A24-B471-62D1-F545-0B94
franzplan.key.components=B
franzplan.key.name=Test Schule 1
franzplan.key.date=2019-05-30

Bei der manuellen Eingabe werden die Felder mit den Lizenzinformationen nach Vorgabe ausgefüllt und mit Speichern bestätigt. Voraussetzung für das Hochladen der einer Lizenzdatei ist, dass Sie vom Franzplan-Support den Lizenzschlüssel per Mail zugesandt bekommen haben. Wenden Sie sich hierzu an Franzplan-Support. Wenn die Lizenz nicht gültig ist oder in Kürze ausläuft, werden beim Login entsprechende Meldungen ausgegeben.

9 Planung

9.1 Planungsansicht

Die Planungsansicht zeigt den Stundenplan für alle Jahrgänge und Klassen und gibt einen kompletten Überblick. In der Kopfzeile wird jeweils aufgeführt, um welche Stundenplanversion es sich handelt mit Kürzel und Aktivierungsstatus. Hier werden auch die Stundenpläne geändert bzw. erstellt. Je nach Vorliebe kann zwischen drei verschiedenen Darstellungsarten gewählt und mit dem Button umgeschaltet werden.
Die Ausgabe in Excel ändert sich dann ebenfalls entsprechend der gewählten Darstellungsart:

Jahrgangsansicht
Jahrgänge erscheinen in separaten Reitern, Wochentage sind in Spalten angeordnet.
Wochentagsansicht
Jahrgänge erscheinen in separaten Reitern, Wochentage sind separiert.
Komplettansicht oder Übersichtsansicht
Alle Klassen, Lehrer und Räume sind auf einer Seite sichtbar.

9.1.1 Funktionen der Planungsansicht

Folgende Funktionen können ausgeführt werden. Einige Funktionen sind nur im Änderungsmodus aktiv und dann auch als Kontextmenü, mit der rechten Maustaste erreichbar:

Schaltet in den Änderungsmodus oder wieder zurück. Änderung am Stundenplan können nur im Änderungsmodus durchgeführt werden. Dabei werden zusammengezogenen Zellen separiert.
Nähere Erläuterungen dazu sind im Abschnitt unten zu finden.
Stundenplan neu laden
Markierte Einträge löschen
Markierte Einträge kopieren
Stundenplan in Excel exportieren. Aus Exccel heraus kann er dann gedruckt werden.
Markierten Eintrag verschieben
Markierte Einträge vertauschen
Eine andere Stundenplanversion laden
Farben für die Fächer aus- oder einschalten
Ausgeblendete Jahrgänge wieder einblenden
Umschalten der Anzeige zwischen Jahrgangs-, Wochentags-- und Komplettansicht
Prüfung der Stundenplankollisionen an- bzw. ausschalten
Schaltet die Synchronisation aus: Änderungen am aktuellen Stundenplan werden dann nicht mehr automatisch in andere Stundenplanvarianten übernommen.
Schaltet die Synchronisation an: Damit werden alle weiteren Änderungen am Stundenplan automatisch in alle Stundenplanvarianten für die aktuelle Periode/das aktuelle Schuljahr übernommen.
Vorhandene Einträge in den entsprechenden, gerade nicht angezeigten Stundenplanvarianten werden überschrieben.
Hier kann man die Stundenplaneinträge für Kopplungen und Fächer aus anderen Schuljahren/Perioden übernehmen. Es werden jeweils alle Einträge für die selektierten Fächer und Kopplungen kopiert.
Weitere Infos: Stundenplaneinträge übernehmen.
Ringtausch von markierten Einträgen mit Kollisionsprüfung
Diese Funktion steht im Zusammenhang mit der Vertretungsplanung zur Verfügung. Hier kann das Datum gesetzt werden, für das der Hinweis auf verfügbare Vertretungspläne ausgegeben wird.
Diese Funktion steht im Zusammenhang mit der Vertretungsplanung zur Verfügung. Hier kann direkt zur Ansicht der Vertretungspläne gewechselt werden.

9.1.2 Jahrgangssicht

9.1.3 Wochentagsansicht

In der Ansicht lassen sich auch alle Klassen in einem Reiter darstellen. Es kann zwischen der Darstellung aller Klassen in einem Reiter und separaten Reitern pro Jahrgang gewechselt werden.
Dazu betätigt man einfach den Button bzw. in der rechten oberen Ecke der Ansicht.
Außerdem kann die Textgröße des Tabelleninhalts durch klicken auf den Button verändert werden.

9.1.4 Komplettansicht

Die Übersichtsansicht zeigt die Stundenplaneinträge für jede Ressource (Klasse, Lehrer, Raum) in einer Zeile mit horizontaler Aufteilung der Wochentage und Stunden.
Diese Ansicht lehnt sich an die Systematik einer herkömmlichen Stundenplan- oder Raumplantafel an.

In dieser Ansicht kann man über Checkmenüs die Ressourcen (Lehrer/Klassen/Räume) filtern, die jeweils gemeinsam angezeigt werden sollen.

Im folgenden Video wird die Funktion für das Anzeigen und Filtern in der Übersichtsansicht gezeigt: Filter in Komplettansicht

In der Übersichtsansicht wird ein zusätzlicher Eintrag im Kontextmenü gelistet:

Wird dieser ausgewählt, so werden nur die Lehrer und Räume angezeigt, die dem selektierten Eintrag zugewiesen sind.

9.1.5 Der Stundenplaneintrag

Der einzelne Stundenplaneintrag enthält folgende Daten:

Attribut Bedeutung
Fach Das Kürzel des Faches. Ist der Änderungsmodus ausgeschaltet, wird hier - falls vorhanden - der für der Anzeigename für das Fach dargestellt.
Lehrer Das Kürzel des Lehrers. Es können mehrere Lehrer zugeordnet sein.
Raum Die Raumnummer in runden Klammern. Es können ebenfalls mehrere Räume vergeben sein.
Zusatzinformation Eine zusätzliche Information, die bei der Erzeugung des Stundenplaneintrages mitgegeben werden kann und direkt in der Zelle angezeigt wird.
Fußnote Ebenfalls bei der Erzeugung des Eintrages besteht die Möglichkeit, Fußnoten zu setzen. Diese wird nur als Verweis aufgeführt und erscheint unter dem Stundenplan als Text.
Link, mit dem der Eintrag geändert werden kann, dieser ist nur im Änderungsmodus aktiv.
Link zum Vertretungsplan. Er wird als Overlay-Panel dargestellt. Diese Funktion ist verfügbar, wenn das Modul für die Vertretungsplanung aktiviert ist.

Wenn man eine Zelle anklickt, erscheint diese mit einem dickeren Rahmen. Mit der rechten Maustaste kann man dann ein Kontextmenü aktivieren, über das sich einige Menüpunkte direkt erreichen lassen.
Beispiel:

9.1.6 Anzeige von Kollisionen

Sobald eine Änderung am Stundenplan vorgenommen wurde, wird der komplette Stundenplan neu geladen. Beim Neuladen wird eine Kollisionsprüfung durchgeführt. Dies ist im Besonderen von Vorteil, sobald mehrere benutzer gleichzeitig am Stundenplan ändern. Als Ergebnis werden die Zellen markiert, in denen Kollisionen auftraten.
Folgende Markierungen werden benutzt:

Ein betroffener Lehrer ist mehrfach verplant. Ein Tooltip gibt nähere Auskunft über den Stundenplaneintrag, mit dem dieser Konflikt besteht.
Ein Raum ist mehrfach verplant. Ein Tooltip gibt nähere Auskunft über den Stundenplaneintrag, mit dem dieser Konflikt besteht.
Ein Lehrer ist zu einem Zeitpunkt verplant, der für ihn mit ‘Kann nicht’ markiert wurde.
Ein Lehrer ist zu einem Zeitpunkt verplant, der für ihn mit ‘Will nicht’ markiert wurde.
Ein ‘hartes’ Fach ist zu einem Zeitpunkt verplant, der im Wochenzeitplan nicht für diesen Unterricht vorgesehen ist.
Eine Doppelstunde ist zu einem Zeitpunkt verplant, der im Wochenzeitplan nicht für Doppelstunden vorgesehen ist.


Sämtliche Konflikte können auch unter dem Menüpunkt Stundenplan prüfen gelistet werden.

9.1.7 Stundenplaneinträge ändern

9.1.7.1 Änderungsmodus

Um Stundenplaneinträge ändern zu können, muss der Änderungsmodus eingeschaltet sein. Dies ist standardmäßig der Fall. Falls der Änderungsmodus nicht aktiv ist, muss er eingeschaltet werden. Dazu wird der Button angeklickt. Jetzt wechselt die Darstellung des Stundenplans. Wenn der Änderungsmodus bereits eingeschaltet ist, so kann er mit dem Button wieder verlassen werden. Das ist jedoch nur nötig, wenn die Darstellung nicht übersichtlich erscheint. Abhängig vom Modus, der gerade aktiv ist, werden die Stundenplaneinträge unterschiedlich dargestellt.

Leisten
Leisten erstrecken sich meistens über mehrere Zellen. Diese Zellen werden normalerweise zusammenhängend dargestellt. Im Änderungsmodus wird jede Zelle separiert. Siehe dazu auch die Erläuterungen unter Fächer, Leisten, Kurse.

Wichtig! Empfehlung ist, statt Leisten immer Kopplungen einzusetzen. Siehe dazu auch Fächer, Leisten, Kopplungen

Symbol für Eintrag ändern
Zellen, die bereits einen Eintrag besitzen, erhalten einen Link, mit dem der Eintrag geändert werden kann.

9.1.7.2 Neuen Stundenplaneintrag erzeugen

Um einen Stundenplaneintrag zu erzeugen, wird die freie Zelle angeklickt. Jetzt ist die Zelle dick umrandet. Nun wird die rechte Maustaste betätigt. Es erscheint ein Kontextmenü. Hier wird Neuer Eintrag angeklickt.

Daraufhin erscheint ein Dialog zur Eingabe der Werte für einen Stundenplaneintrag. Abhängig davon, ob es eine Kopplung ist oder nicht, werden die Attribute auf mehrere Reiter verteilt.
Folgende Attribute sind verfügbar:

Kopplung Um einen Kurs oder eine Kopplung handelt es sich, wenn verschiedene Klassen und Fächer gleichzeitig unterrichtet werden. Wenn dieser Button betätigt wird, wechselt der Eintrag Fach zu Kopplung bzw. umgekehrt.
Fach Es können alle Fächer oder Kopplungen ausgewählt werden, die zuvor unter Fächer verwalten bzw. Kopplungen verwalten angelegt wurden. Die Auswahl genau eines Faches oder einer Kopplung ist möglich.
Klasse Wenn der Wert für Kopplung auf Nein gesetzt ist, kann hier die Klasse ausgewählt werden. Anderenfalls wurde die Klasse ja bereits bei der Definition der Kopplung zugewiesen. Die Auswahl genau einer Klasse ist möglich.
Zeitkorrektur Die Zeitkorrektur wirkt sich auf die Berechnung des Lehrereinsatzes aus. Es kann sein, dass eine Stunde nicht in vollem Umfang berücksichtigt werden soll.
In diesem Falle kann hier eine Korrektur vorgenommen werden. Die Angabe ist optional und erfolgt in Minuten.
Lehrer Die Liste für ausgewählte Lehrer wird automatisch mit den Lehrern gefüllt, die fest der jeweiligen Klasse zugeordnet sind.
Räume Die Liste für ausgewählte Räume wird automatisch mit den Räumen gefüllt, die fest der jeweiligen Klasse zugeordnet sind.
Lehrer-Fach-Raum Es besteht die Option, für Kopplungen die Lehrer zu Räumen und Fächern zuzuteilen. Dazu erscheint bei Kopplungen ein extra Reiter. Diese Zuteilung wird in den Stundenplänen für die Lehrer und die Räume beachtet.
Zusatzinformation Die Zusatzinformation erscheint im Stundenplan in der jeweiligen Zelle in eckigen Klammern. Die Angabe ist optional.
Fußnote Eine Zusatzinformation kann auch als Fußnote angegeben werden. Sie erscheint dann nicht direkt in der Stundenplanzelle, sondern wird als Fußnote aufgeführt. Es kann jeweils festgelegt werden, in welchen Stundenplänen die Information angezeigt werden soll. Dazu muß der entsprechende Haken bei Jahrgang, Lehrer, Klasse oder Raum gesetzt werden.


Beispiel:

Das Ergebnis würde im Stundenplan folgendermaßen dargestellt:

9.1.7.3 Bestehenden Stundenplaneintrag ändern

Um einen Stundenplaneintrag zu ändern, wird der Link in der jeweiligen Zelle angeklickt, die geändert werden soll. Es erscheint ein Dialog zur Eingabe der Werte für diesen Stundenplaneintrag. Es sind die gleichen Attribute verfügbar wie beim Neuanlegen eines Stundenplaneintrages.

9.1.7.4 Stundenplaneintrag verschieben

Ein Stundenplaneintrag läßt sich auf einfache Art und Weise verschieben. Dazu wird die zu verschiebende Zelle angeklickt, ohne dabei den Link zum Ändern zu betätigen. Jetzt ist die Zelle dick umrandet. Als nächstes wiederholt man den Vorgang an der Zielzelle. Die zuerst markierte Zelle ist jetzt grün umrandet, die Zielzelle rot. Ausserdem ist das Kontextmenü (rechte Maustaste) aktiv.
Beispiel:

Hier wird der Punkt Eintrag verschieben ausgewählt. Im Anschluss lädt die Ansicht neu. Der Eintrag ist verschoben. Dabei ist es nicht von Belang, ob die Zielzelle bereits einen Eintrag enthielt. Dieser wird überschrieben.

9.1.7.5 Stundenplaneintrag kopieren

Das Kopieren eines Stundenplaneintrages erfolgt ähnlich wie das Verschieben. Es wird wiederum zunächst die zu kopierende Zelle angeklickt und danach die Zielzelle. Die zu verschiebende Zelle ist jetzt grün umrandet, die Zielzelle erscheint rot umrandet. Im Kontextmenü (rechte Maustaste) wird der Menüpunkt Eintrag kopieren angeklickt. Im Ergebnis sind beide Zellen identisch. Es können mit der zu kopierenden Zelle mehrere Kopiervorgänge gleichzeitig ausgeführt werden. Dazu wird beim Anklicken der Zielzelle und jeder weiteren Zelle, in die kopiert werden soll, die Taste Strg gedrückt. Dann sind mehrere Zellen rot umrandet. Beispiel:

Resultat:

9.1.7.6 Stundenplaneinträge vertauschen

Wenn beide markierten Zellen einen Eintrag enthalten, können diese auch miteinander vertauscht werden. In diesem Falle ist im Kontextmenü (rechte Maustaste) auch der Menüpunkt Einträge vertauschen aktiv.

9.1.7.7 Stundenplaneinträge löschen

Es können ein oder mehrere Stundenplaneinträge gelöscht werden. Diese werden markiert - bei mehreren Einträgen unter Zuhilfenahme der Taste Strg - und im Kontextmenü (rechte Maustaste) der Menüpunkt Löschen gewählt.
Wichtig bei Kopplungen: Es werden jeweils die Stundenplaneinträge für alle in der Kopplung definierten Klassen verschoben/kopiert/gelöscht/vertauscht!

Dies betrifft auch die enthaltenen Klassen aus anderen Jahrgängen.

9.1.7.8 Ringtausch

Bei einem Ringtausch bilden die markierten Einträge eine geschlossene Kette und werden in der Reihenfolge ihrer Markierung um einen Schritt verschoben. Dabei wird der zuletzt markierte Eintrag an die Stelle des zuerst markierten gesetzt.
Beispiel:

  1. Markieren der Einträge
  2. So wird die Verschiebung erfolgen
  3. Anzeige der Kollisionen
  4. Fertig

9.1.8 Stundenplaneinträge aus anderen Schuljahren übernehmen

Die Kopplungen und Fächer werden in den aktuellen Stundenplan mit allen Positionen übernommen, die in der Stundenplanversion vorhanden sind, aus der sie kopiert werden sollen. Voraussetzung ist, dass die Kopplung bzw. das Fach in der aktuellen Stundenplanversion mit dem Kürzel existiert. Sollte das Kürzel nicht existieren, wird der Stundenplaneintrag ignoriert und nicht übernommen. Bei Fächern kann man zusätzlich angeben, welche Jahrgänge übernommen werden sollen. Wenn kein Jahrgang ausgewählt ist, werden die Fächer für alle Jahrgänge kopiert.
Vorgehen ist wie folgt:

  1. Es wird die Planungssicht für den neu zu erstellenden Stundenplan geladen. Der Stundenplan ist im Beispiel noch leer
  2. Im Dialog für die Übernahme von Einträgen wählt man das Schuljahr, aus dem die Einträge übernommen werden sollen
  3. Falls gewünscht markiert man die übertragunden Kopplungen
  4. Zusätzlich wählt man die Fächer und Jahrgänge
  5. Nach Drücken des Button ‘Übernehmen’ werden die Einträge kopiert. Die gewünschten Einträge sind nun im Stundenplan übernommen worden

9.2 Verplante/freie Lehrer und Räume suchen und auflisten

Bei der Stundenplanung gilt es des öfteren die Frage zu beantworten, welche Lehrer oder Räume zu einem bestimmten Zeitpunkt eigentlich frei oder bereits verplant sind. Dies kann einfach festgestellt werden, indem für einen bestimmten Eintrag in der Planungsansicht das Kontextmenü mit der rechten Maustaste aktiviert wird und einer der jeweiligen Menüpunkte oder auswählt.
Es öffnet sich ein Dialog, der die Räume bzw. Lehrer abhängig von der angewählten Checkbox nach verschiedenen Gesichtspunkten auflistet.
Beispiel:

Symbole haben folgende Bedeutung:

Eintrag ist verplant oder nicht verfügbar.
Eintrag ist noch nicht verplant.

9.3 Stundenplan prüfen

Unter diesem Menüpunkt kann eine Prüfung des Stundenplans angestoßen werden. Das Ergebnis ist eine Tabelle mit allen Kollisionen. Es wird jeweils das Ergebnis der letzten Prüfung angezeigt.

Wenn der Button ‘Start’ gedrückt wird, erfolgt eine erneute Prüfung.

9.4 Stundenplanversionen

Es können mehrere Varianten von Stundenplänen parallel existieren. Dadurch besteht die Möglichkeit, Vertretungspläne zu erstellen oder zu bestimmten Zeitpunkten einen Stundenplanwechsel vorzubereiten. Es ist jedoch immer nur eine Variante der verschiedenen Stundenpläne einer Schule gerade aktiv. Diese aktive Variante wird standardmäßig geladen und in den verschiedenen Sichten auf den Stundenplan angezeigt, wenn keine weiteren Angaben gemacht werden. Bei Anklicken des Menüpunktes ‘Stundenplanversionen’ wird zunächst die Liste aller Stundenplanvarianten mit folgenden Attributen dargestellt.

Attribut Bedeutung
Kürzel Eine eindeutige Kurzbezeichnung der Stundenplanvariante. Hierüber wird die variante identifiziert. Das Kürzel darf nicht mehrfach vorkommen.
Bezeichnung Die Bezeichnung der Stundenplanvariante.
Zeitpunkt Der Zeitpunkt, zu dem die Variante erzeugt wurde.
erzeugt von Benutzername des Benutzers, der den Stundenplan erzeugt hat.
basiert auf Verweis auf das Kürzel der Stundenplanvariante, die kopiert wurde
Veröffentlichen Gibt an, ob diese Variante von Benutzern mit der Rolle Lehrer gesehen werden kann. Solche Benutzer sehen die Stundenpläne, die entweder aktiv sind oder hier mit Ja gelistet werden.
Abrechnungsrelevant Markiert die Version um sie für die Abrechung der Lehrerstunden zu berücksichtigen. So kann zwischen Stundenplänen unterschieden werden, die nur zum Test oder als Vertretungsplanung angelegt werden und denen, die in die Abrechnung einbezogen werden sollen.
Von Gültig von (Datum), Anhand der Von-Bis-Spanne wird erkannt, ob ein Lehrer das komplette Schuljahr oder nur auf Basis bestimmter Stundenplanversionen in die Abrechnung einbezogen wird.
Bis Gültig bis(Datum), Anhand der Von-Bis-Spanne wird erkannt, ob ein Lehrer das komplette Schuljahr oder nur auf Basis bestimmter Stundenplanversionen in die Abrechnung einbezogen wird.
Zeitraum Zeitraum in Wochen, der für die Abrechnung berücksichtigt werden soll. Die entsprechenden Lehrerstunden aus diesem Plan werden entsprechend anteilig berücksichtigt.



Zur Verwaltung der Stundenplanvarianten können folgende Tätigkeiten ausgeführt werden:

Neuen Eintrag erzeugen
Markierten Eintrag veröffentlichen
Tabelle neu laden
Markierten Eintrag löschen
Eintrag ändern
Markierten Eintrag kopieren
Markierten Eintrag laden


Das Menü steht auch mit der rechten Maustaste zur Verfügung.

9.5 Lehrereinsatz

9.5.1 Abrechnung


Für jeden Lehrer wird in den Stammdaten eine wöchentliche Sollzeit in Minuten festgelegt. Dies ist die Unterrichtsverpflichtung, die in der Planung erreicht werden soll.
Hier wird nun für jeden Lehrer aufgelistet, wie sein tatsächlicher Einsatz auf Basis des Stundenplans aussieht und welche Abweichung (positiv oder negativ) von der Unterrichtsverpflichtung besteht.
Es gibt aber Fächer, die sollen nicht mit der Zeit gewertet werden, die lt. Zeitplan ausgewiesen wird. Für solche Fächer können in der Konfiguration (siehe Fächer…) Korrekturwerte angegeben werden. Eine derartige Zeitkorrektur ist ist auch für einen Lehrer oder auf der Ebene eines einzelnen Stundenplaneintrages möglich.
Es gibt zwei Arten der Zeitkorrektur, die bezogen auf einen Lehrer wirken:

Zeitkorrektur Zeitkorrektur gegenüber tatsächlichem Stundenplan in Minuten, siehe dazu Lehrer verwalten
Diese Korrektur wird initial bezogen auf die Unterrichtsverpflichtung berechnet und ausgewiesen. Beispielsweise könnte der Lehrer bereits mit Plus-/Minusstunden in das Schuljahr starten. Dafür würde diese Korrektur benutzt werden.
Zeitkorrektur für Einsatz Zeitkorrektur gegenüber tatsächlichem Stundenplan in Minuten, siehe dazu Zeitkorrektur
Diese Korrektur wird initial bezogen auf das Ergebnis der Abrechnung für den aktuellen Einsatz berechnet und ausgewiesen.


In der Kopfzeile wird jeweils aufgeführt, um welche Stundenplanversion es sich handelt mit Kürzel und Aktivierungsstatus.
Beispiel:


Die Spalte korrigierte Unterrichtsverpflichtung enthält den Wert, der als Berechnungsgrundlage für die Abweichung herangezogen wird. Dieser Wert ist die Summe aus den Spalten Unterrichtsverpflichtung und Zeitkorrektur. Wobei Zeitkorrektur genau aus dem entsprechenden Attribut in der Konfiguration für den Lehrer gelesen wird. Die genauen Details für die Abrechnung sind dann sichtbar, indem die Zeile markiert und mit rechter Maustaste auf den Menüeintrag Zeige Abrechnungsdetails geklickt wird. Die ‘Regelverpflichtung’ ist die Unterrichtsverpflichtung, die vom Schulträger vorgegeben wird, ohne Berücksichtigung von Anrechnungszeiten oder anderer Abzüge bzw. Zuschläge. Sie dient lediglich der Information, kann aber im Ausdruck verwendet werden.
Beispiel:


Bei der Abrechnung der Lehrerstunden werden alle Stundenplanversionen berücksichtigt, die im aktuellen Schuljahr (Periode) mit ‘abrechnungsrelevant’ markiert sind. Bei der Berechnung der Soll- und Einsatzzeiten wird der Durchschnitt über alle entsprechend markierten Versionen gebildet. Wobei ebenso der für die Stundenplanversion hinterlegte Zeitraum in Wochen eingerechnet wird.
Beispiel:

Stundenplanversion 1 Stundenplanversion 2 resultierender Wert Berechungsformel
Zeitraum [Wochen] 20 10
Unterrichtsverpflichtung [min] 920 800 880 ((920 x 20)+(800 x 10))/(20+10)
Einsatzzeit [min] 1000 700 900 ((1000 x 20)+(700 x 10))/(20+10)
Abweichung [min] 20


Wenn Lehrer unterjährig einsetzen, sollen sie eventuell nicht in allen Stundenplanversionen berücksichtigt werden. Beispielsweise wird ein Lehrer, der zum Halbjahreswechsel anfängt, in der Stundenplanversion für das 1. Halbjahr nicht berücksichtigt. Dies kann man erreichen, in dem der Einsatzzeitraum des Lehrers (Von-Bis) außerhalb des Gültigkeitszeitraumes (Von-Bis) der Stundenplanversion festgesetzt wird.
Beispiel:
Lehrer 1: Einsatz von 07.03.2017 bis 31.12.2099
Lehrer 2: Einsatz von und bis ist leer
Lehrer 3: Einsatz von 10.10.2016 bis 07.06.2017

Von Bis Lehrer 1 Lehrer 2 Lehrer 3
Stundenplanversion 1 01.09.2016 30.01.2017 X
Stundenplanversion 2 01.02.2017 30.06.2017 X X

Im Reiter Details pro Stundenplan werden für den Lehrer nur die Stundenplanversionen angezeigt, die mit dem Einsatzzeitraum übereinstimmen und demzufolge in der Rechnung berücksichtigt werden.

9.5.2 Abrechnung als Word-Dokument erzeugen

Die Abrechnung für den Lehrer kann als Word-Dokument exportiert werden. Dazu wird der Link betätigt. Das dazu nötige Template wird unter Systemeinstellungen hochgeladen. Es kann dort auch - wenn bereits vorhanden - für die weitere Bearbeitung wieder heruntergeladen und geändert werden, bevor es dann wieder erneut hochgeladen wird. Wenn mehrere Einträge markiert sind, werden die hier die Abrechnungen für alle diese Einträge gleichzeitig in einem Word-Dokument erzeugt. Sie sind jeweils durch Seitenvorschub getrennt.

9.5.3 Ersetzungsmuster für Word-Vorlage

Die Word-Vorlage arbeitet mit Ersetzungsmustern. Diese werden beim Erzeugen des Word-Dokuments mit den tatsächlichen Werten ersetzt. Folgende Ersetzungsmuster werden verwendet. Sie können einfach ins Word-Dokument eingefügt werden:

Ersetzungsmuster Bedeutung
${NAME} Name des Lehrers
${VORNAME} Vorname des Lehrers
${KUERZEL} Kürzel des Lehrers
${VORNAME} Vorname des Lehrers
${VARIANTE} Stundenplanversion
${PERIODE} Schuljahr/Periode
${JG} Jahrgang des Lehrers
${UNTPFLICHT} Unterrichtsverplichtung des Lehrers
${REGPFLICHT} Regelverpflichtung: Vom Schulträger vorgegebene Unterrichtsverplichtung ohne Berücksichtigung von Anrechnungszeiten oder Mehrarbeit
${ACTPFLICHT} Aktuelle Unterrichtsverpflichtung, wird errechnet aus Regelverpflichtung minus Abweichung
${ZEITKORR} Zeitkorrektur
${ZEITKORR_BEM} Bemerkung zur Zeitkorrektur
${UNTPFLICHT_KORR} Korrektur zur Unterrichtsverpflichtung
${EINSATZ} Einsatzzeit
${EINSATZ_KORR} Korrektur zum Einsatz
${EINSATZ_RESULT} Gesamteinsatzzeit inklusive Korrektur
${ABWEICHUNG} Abweichung zwischen berechnetem Einsatz und Verpflichtung

9.5.4 Statistik

Unter diesem Menüpunkt sind verschiedene Statistiken aufgeführt, die zur Prüfung des Stundenplanes oder für den Vertretungsplan benutzt werden können.

9.5.4.1 Einsatz pro Klasse

Zeigt die Einsatzzeit der Lehrer für jede einzelne Klasse.

9.5.4.2 Einsatz pro Fach

Zeigt die Einsatzzeit der Lehrer für jedes Fach.

9.5.4.3 Doppelbelegung

Zeigt alle Stundenplaneinträge, in denen in einer Klasse oder Kopplung mehr als ein Lehrer eingeplant sind.

9.6 Vorgaben

Vor dem Planen des Unterrichts ist es sinnvoll, einige Rahmenbedingungen zu definieren. Bei der automatischen Verplanung ist dies dringend erforderlich, um halbwegs sinnvolle Stundenpläne zu erhalten. Aber auch die manuelle Planung wird erleichtert, wenn vorher definierte Vorgaben während der Planung sofort auf Einhaltung geprüft und eventuelle Abweichungen angezeigt werden können.
Die Randbedingungen werden hier in den Untermenüs eingegeben:

  1. Stundentafeln
  2. Vorgabeparameter
  3. Lehrer-Fächer
  4. Lehrer-Klassen
  5. Kann nicht/will nicht
  6. Prioritäten

9.6.1 Stundentafeln

Die Eingabe von Stundentafeln ist auch sinnvoll, wenn ausschließlich manuelle Stundenplanung erfolgt, weil die Beachtung der Stundentafeln geprüft werden kann. In der Stundentafel wird die Anzahl der Unterrichtsstunden festgelegt, die in den verschiedenen Schularten und Klassen- bzw. Jahrgangsstufen auf die jeweiligen Unterrichtsfächer entfallen. Hier wird pro Kombination aus Fach und Klasse festgelegt, wieviele Stunden in der Woche der Unterricht stattfindet. Zusätzlich können hier auch die Lehrer und Räume zugewiesen werden. Dies ist jedoch nicht Pflicht.
Wie bei den meisten Ansichten, werden die Inhalte in Tabellenform präsentiert:


Diese Attribute sind relevant:

Attribut Bedeutung
Fach Kuerzel des Fachs.
Jahrgang Jede Klasse ist einem Jahrgang zugeordnet, dessen Kürzel hier angezeigt wird.
Klasse Kurzbezeichnung der Klassen, z.B. 7.1, 8.2, 12.4… Über diese Nummer wird die Klasse identifiziert.
Lehrer Kuerzel der Lehrer. Diese Angabe ist optional.
Räume Kuerzel der Räume. Diese Angabe ist optional.
Stunden Anzahl der zu erteilenden Wochenstunden.


Die Liste der Einträge kann über die Listbox auf einen bestimmten Jahrgang reduziert werden. Über den Link kann man die Stundentafeln aus einem der bereits vorhandenen Stundenpläne erzeugen. Die Auswahl des jeweiligen Stundenplans erfolgt aus einer Liste mit den Stundenplanversionen. Die neuen Stundentafeln sind jedoch erst gespeichert, wenn die darauf folgende Sicherheitsabfrage zur Übernahme der Stundentafeln bestätigt wurde.


Die Stundentafeln können folgendermaßen bearbeitet werden:

Neuen Eintrag erzeugen; Stundentafeln können für einen kompletten Jahrgang oder für einzelne Klassen eingegeben werden. Unabhängig davon werden sie intern jedoch immer pro Klasse angelegt. Es ist also möglich, dass z.B. die Klasse 3a in Mathe mit 4 Stunden, aber die Klasse 3b mit 6 Stunden unterrichtet wird.
Tabelle neu laden
Markierten Eintrag löschen
Eintrag ändern
Filter löschen


9.6.2 Vorgabeparameter

Hier werden allgemeingültige Vorgabeeintellungen getätigt. Aktuell sind es folgende Werte:

Parameter Bedeutung Standard
Stunden pro Tag für Klasse und Fach Maximale Anzahl Stunden, die ein Lehrer am Tag für eine Klasse im selben Fach unterrichtet 2
Mehrstunden für Lehrer Maximale Anzahl Stunden, die ein Lehrer zusätzlich zum Sollwert verplant werden kann. Diese Angabe wird geprüft, wenn ein Unterricht mit den verfügbaren Lehrern zu einer bestimmten Zeit nicht berücksichtigt werden kann, ohne in Konflickte zu laufen. 90
Minderstunden für Lehrer Maximale Anzahl Stunden, die ein Lehrer weniger als der Sollwert verplant werden kann. Diese Angabe wird berücksichtigt, wenn die Konfliktprüfung durchgeführt wird. Bei Unterschreitung dieses Wertes wird ein Konflikt ausgewiesen. 90

9.6.3 Vorgaben Lehrer-Fach

Hier kann festgelegt werden, ob ein Lehrer möglichst viel oder wenig Zeit in einem bestimmten Fach pro Jahrgang unterrichten möchte. Durch das Setzen des Hakens bei maximale Stundenzahl wird festgelegt, dass möglichst hohe Stundenzahl angestrebt wird. Anderenfalls wird versucht, eine möglichst geringe Stundenzahl zuzuweisen. Durch Angabe der Priorität kann noch einmal innerhalb der Liste mit Einträgen differenziert werden.

9.6.4 Vorgaben Lehrer-Klasse

Hier ist die Steuerung möglich, wenn ein Lehrer möglichst viele oder wenige Stunden in einer Klasse verbringen möchte. Durch das Setzen des Hakens bei maximale Stundenzahl wird festgelegt, dass möglichst eine hohe Stundenzahl zugewiesen wird. Anderenfalls wird versucht, eine möglichst geringe Stundenzahl zuzuweisen. Durch Angabe der Priorität kann noch einmal innerhalb der Liste von Einträgen differenziert werden.

9.6.5 Kann nicht/will nicht

Auf dieser Seite werden die zeitlichen Restriktionen für Lehrer verwaltet.
Es gibt folgende Restriktionen:

Kann nicht
Diese Restriktion gibt die zeitlichen Einschränkungen an, zu denen der entsprechende Kollege nicht arbeiten kann.
Will nicht
Das ist eher ein Wunsch des Kollegen, der zwar berücksichtigt werden soll, jedoch auch verletzt werden kann, wenn es nicht anders geht, also anders kein vernünftiger Stundenplan zustande kommt.
Liste der Attribute:
Attribut Bedeutung
Kürzel Die Kurzbezeichnung des Lehrers. Unter diesem Kürzel erscheint der Lehrer im Stundenplan.
Name Nachname
Vorname Vorname
Schule Kürzel der Schule
Kann nicht Restriktionen ‘Kann nicht’
Will nicht Restriktionen ‘Will nicht’

Zur Verwaltung der Restriktionen können folgende Tätigkeiten ausgeführt werden:

Neuen Eintrag erzeugen
Tabelle neu laden
Markierten Eintrag löschen
Eintrag ändern

Neu Erzeugen oder Ändern geschieht in einem Dialog, in dem alle restriktiven Zeiträume pro Lehrer angegeben werden.
Beispiel für Ändern:

Der Button Kann nicht bzw. Will nicht schaltet zwischen den beiden Restriktionen um. Der Button + Hinzufügen führt zur Übernahme des Eintrages in die Tabellen unterhalb. Erst das Betätigen des Buttons Speichern bewirkt schließlich die Übernahme und Berücksichtigung im Stundenplan.

9.6.6 Prioritäten

Bei der automatischen Stundenplanung arbeitet der Automat nach einer vorgegebenen Systematik die einzelnen Schritte ab und führt Kollissionsprüfungen durch. Dabei wird nur selten der Fall eintreten, dass der Stundenplan zu 100% den Vorgaben entspricht und keinerlei Kollisionen auftreten. Über Prioritäten lässt sich steuern, wie der Automat den neuen Stundenplan bewertet und im Kollisionsfall oder bei Verfügbarkeit mehrerer Möglichkeiten entscheidet. Je höher die Priorität des jeweiligen Kriteriums gewählt wird, umso wichtiger ist die Einhaltung des Kriteriums und umso eher wird der Automat das Kriterium berücksichtigen.

Beispiel:

Es lassen sich ausgewählte Kriterien komplett aus der Berücksichtigung herausnehmen. Dazu wird einfach die entsprechende Zeile deaktiviert.

9.7 Stundenplanung

Alle Stundenplaneinträge, z.B. für Kopplungen, die einen festen Platz im Stundenplan haben sollen, werden vor der automatischen Stundenplanung eingetragen. Wenn alle festen Einträge gelegt sind und auch die weiteren Rahmenbedingungen eingegeben sind, kann die automatische Stundenplanung angestoßen werden. Dazu wird zunächst mit eine Stundenplanversion ausgewählt, auf deren Basis der neue Stundenplan berechnet werden soll und eine Anzahl Wiederholungen vorgegeben. Empfehlung ist, die Anzahl der Wiederholungen möglichst gering (z.B. 5) zu halten. Es werden bereits gute Ergebnisse mit wenigen Wiederholungen erziehlt.
Beispiel:

Das Ergebnis der Berechnung wird mit einer Bewertung in der Jahrgangsansicht angezeigt.
Beispiel:

9.7.1 Funktionen der Jahrgangsansicht

Folgende Funktionen können ausgeführt werden:

Stundenplan neu laden
Stundenplan in Excel exportieren. Aus Excel heraus kann er dann gedruckt werden.
Eine andere Stundenplanvariante laden
Farben für die Fächer aus- oder einschalten
Prüfung der Stundenplankollisionen an- bzw. ausschalten

Man kann sich die festgestellten Abweichungen mit dem entsprechenden Button sofort auflisten:


und wenn das Ergebnis den Wünschen entgegenkommt, den Stundenplan mit dem Button übernehmen.
Das Ergebnis wird als neue Stundenplanversion gespeichert. Deshalb ist das Kürzel der neuen Stundenplanversion und die Bezeichnung einzugeben.
Die weitere Bearbeitung des Stundenplans kann dann manuell in der Planungssicht erfolgen.

10 Stundenplan

10.1 Jahrgangsansicht

Die Jahrgangssicht zeigt den Stundenplan für alle Jahrgänge und Klassen und gibt einen kompletten Überblick. In der Kopfzeile wird jeweils aufgeführt, um welche Stundenplanversion es sich handelt mit Kürzel und Aktivierungsstatus.
Beispiel:

Folgende Funktionen können ausgeführt werden:

Stundenplan neu laden
Stundenplan in Excel exportieren. Aus Excel heraus kann er dann gedruckt werden.
Eine andere Stundenplanversion laden
Farben für die Fächer aus- oder einschalten
Prüfung der Stundenplankollisionen an- bzw. ausschalten
Schaltet den Kiosk-Modus ein oder aus.

10.2 Lehrersicht

Die Lehreransicht zeigt den Stundenplan für einen bestimmten Lehrer, alle Lehrer eines Jahrganges oder alle Lehrer der Schule. Das Umschalten zwischen diesen Anzeigeoptionen erfolgt per Radiobutton und anschließendem drücken des Buttons . Bei Auswahl konkret eines Lehrers wird der Stundenplan für alle Stundenplanvarianten des aktuellen Schuljahres / der aktuellen Periode jeweils in einem Kartenreiter angezeigt.


Mit dem Button kann er in einer Excelansicht heruntergeladen und entsprechend gedruckt werden.

Konflikte werden folgendermaßen dargestellt:

Ein betroffener Lehrer ist mehrfach verplant. Der Tooltip beim überstreichen des Icons mit der Maus gibt nähere Auskunft über den Stundenplaneintrag, mit dem dieser Konflikt besteht.

10.3 Klassensicht

Hier kann der Stundenplan pro Klasse angezeigt und gedruckt werden.

Die Auswahl der Klasse erfolgt in der Listbox. Durch Betätigung des Button wird der Stundenplan zur Ansicht gebracht. Mit dem Button kann er in einer Excelansicht heruntergeladen und entsprechend gedruckt werden.

10.4 Raumsicht

Die Stundenpläne für die Belegung eines Raumes können hier angezeigt und gedruckt werden.


Dazu wird der gewünschte Raum in der Liste ausgewählt und der Button angeklickt.

Im Suchfilter kann die Liste der Räume eingeschränkt werden.
Die Raumansicht zeigt den Stundenplan für einen bestimmten Raum oder alle Räume der Schule. Das Umschalten zwischen diesen Anzeigeoptionen erfolgt per Radiobutton. Bei Auswahl konkret eines Raumes wird der Stundenplan für alle Stundenplanvarianten des aktuellen Schuljahres bzw. der aktuellen Periode jeweils in einem Kartenreiter angezeigt.
Mit dem Button kann er in einer Excelansicht heruntergeladen und entsprechend gedruckt werden.

Konflikte werden folgendermaßen dargestellt:

Ein Raum ist mehrfach verplant. Der Tooltip beim überstreichen des Icons mit der Maus gibt nähere Auskunft über den Stundenplaneintrag, mit dem dieser Konflikt besteht.

10.5 Kiosk-Modus

Im Kiosk-Modus werden die Pläne für die Jahrgänge automatisch nacheinander auf einer elektronischen Anzeigetafel in definierten Zeitintervallen dargestellt. Der Zeitintervall kann unter Benutzereinstellungen festgelegt werden.

Der Kiosk-Modus für die Anzeige von Stundenplaneinträgen kann einfach unter jedem Benutzer ein- oder ausgeschaltet werden, indem in der Jahrgangs- oder Klassenansicht der Button gedrückt wird. In der Kopfzeile wird dann die Information ausgegeben, dass der Kiosk-Modus aktiviert ist.

Zusätzlich kann der Zeitintervall beeinflusst werden, indem unter Benutzereinstellungen je nach Ansicht die Parameter

konfiguriert werden.

Eine Nutzung des Kiosk-Modus ist angebracht, wenn die Stundenpläne automatisch auf einem Bildschirm wie auf einer Anzeigetafel dargestellt werden sollen. Dazu kann der Browser auf den Vollbildmodus eingestellt werden. Beim Firefox erreicht man dies durch Drücken der F11-Taste. Eine weitere Möglichkeit, so eine Anzeigetafel einzurichten, ist die Konfiguration eines Kleincomputers, der an einen Fernseher oder Bildschirm angeschlossen ist. Hier ist eine kleine Anleitung, wie dies mit einem Raspberry Pi funktioniert: Kiosk-Modus beim Raspberry einrichten.

11 Vertretungsplanung

Das Modul für die Vertretungsplanung ist optional und kann separat aktiviert werden.

11.1 Übersicht

Das Vorgehen bei der Vertretungsplanung erfolgt in mehreren Schritten ausgehend von einem Ereignis, das dazu führt, dass eine im regulären Stundenplan berücksichtigte Ressource zu einer bestimmten Zeit nicht verfügbar ist.
Daraufhin muss geprüft werden, welche Auswirkungen dies hat.
Es werden ein oder mehrere Maßnahmen festgelegt.
Die Maßnahmen werden dann in einem Vertretungsplan, der für einen gewissen Zeitraum gilt, zusammengefasst.
Wenn der Vertretungsplan freigegeben wurde, wird dieser in der Stundenplanansicht berücksichtigt und ebenso für die Abrechnung des Lehrereinsatzes herangezogen. Die Vertretungspläne können in übersichtlicher Form angezeigt und gedruckt werden.

11.2 Vertretungsfälle

Um ein Ereignis anzulegen, wird das entsprechende Datumsfeld im Kalender angeklickt. Nun kann man dem Vertretungsfall einen Titel geben und die Zeitspanne eingeben, während der das Ereignis anhält. Standardmäßig wird es für den ausgewählten Tag gebucht. Soll keine ganztägige Abwesenheit berücksichtigt werden, muss der Haken bei Ganztägig entfernt werden.Mindestens eine Ressource (Lehrer, Raum, Klasse) muss ausgewählt werden.

Nach Abspeichern des neuen Ereignisses ist es in der Liste der Vertretungsfälle enthalten und man kann mit dem Ereignis weiterarbeiten, indem der Vertretungsfall markiert wird. Mit der rechten Maustaste sind die möglichen Tätigkeiten ausführbar.

Tätigkeit Bedeutung
Neu laden Hier wird die Seite inklusive der Ereignisliste neu geladen.
Ändern Die Daten zum Ereignis/Vertretungsfall können geändert werden. Ein komplettes Löschen ist hier ebenso möglich.
Zeige Auswirkungen Hier kann man sich die Auswirkungen anzeigen lassen.
Zeige Vertretungspläne Die Liste der Vertretungspläne wird angezeigt.

11.3 Auswirkungen

Um die Auswirkungen eines Vertretungsfalles anzuzeigen, kann man den Vertretungsfall im Menü Vertretungsplanung - Vertretungsfälle auswählen oder direkt in dieser Ansicht markieren.

Angezeigt wird dann jeweils die Liste der Auswirkungen mit folgenden Details:

Detail Bedeutung
Datum Datum, zu dem die Auswirkung eintritt. Dies ist besonders von Belang, wenn der Vertretungsfall sich über mehrere Tage erstreckt.
Ressource Hier wird die betroffene Ressource mit ihrem Kürzel/ihrer Raumnummer aufgeführt. Am Symbol ist zu erkennen, welcher Art die Ressource zuzuordnen ist
- Ein Lehrer ist nicht verfügbar
- ein Raum ist nicht verfügbar
- eine Klasse ist nicht verfügbar
Klasse Liste der betroffenen Klassen
Fach betroffenes Fach
Tag Tag, an dem sich das Ereignis auswirkt
Stunden Stunde oder Pause zu dem sich das Ereignis auswirkt
Von/Bis Zeitspanne für die die Stunde/Pause geplant ist
Status Status der Bearbeitung
- Initial: Es existiert noch kein Vertretungsplan.
- In Arbeit: Es existiert ein Vertretungsplan aber noch keine Maßnahme.
- Maßnahme vorhanden: Es existiert ein Vertretungsplan und mindestens eine Maßnahme, jedoch keine, die zu der Ressource passt.
- Lösung vorhanden: Es existiert ein Vertretungsplan und mindestens eine Maßnahme, die zu der Ressource passt.Vertretungsplan ist noch nicht freigegebennach der letzten Freigabe hat sich eine Maßnahme geändert.
- Freigegeben: Der Vertretungsplan ist freigegeben. Das Freigabedatum ist gültig.

Das Markieren einer Auswirkung bewirkt die Darstellung der Auswirkung im Stundenplan. Außerdem kann man dann mit der rechten Maustaste wiederum verschiedene Tätigkeiten anwählen.

Tätigkeit Bedeutung
Neu laden Hier wird die Seite inklusive der Auswirkungen neu geladen.
Vertretungspläne Von hier aus ist die Erzeugung eines Vertretungsplans oder das Wechseln in die Ansicht der Vertretungspläne möglich.
Zeige Maßnahmen Hier kann man direkt zu den Maßnahmen wechseln.


11.4 Maßnahmen

Maßnahmen beziehen sich auf einen konkreten Vertretungsfall. Dieser wird in der Kopfzeile der Ansicht aufgeführt.
Wenn kein Vertretungsfall ausgewählt ist, muss zumindest ein Vertretungsplan zugewiesen sein, damit Maßnahmen dargestellt werden können.
Zur Auswahl eines Vertretungsfalles kann man mit dem Button in der Kopfzeile direkt in die Ansicht der Vertretungsfälle wechseln und dort ein entsprechendes Ereignis auswählen.
Für die Festlegung von Maßnahmen wird ein Vertretungsplan benötigt. Sollte noch keiner existieren, wird das entsprechend angezeigt mit der Meldung Es wurde noch kein Vertretungsplan zugewiesen. Damit Maßnahmen im Vertretungsfall festgelegt werden können, wird ein Vertretungsplan benötigt.
In diesem Falle kann man im Abschnitt Vertretungsplan einfach einen neuen erzeugen oder aus der Liste der vorhandenen Vertretungspläne einen zuweisen .

Der Abschnitt Auswirkungen enthält die selben Angaben wie unter Auswirkungen beschrieben. Zusätzlich kann man jedoch direkt Maßnahmen hinterlegen.
Mit erzeugt man direkt einen Stundenausfall. Durch Anklicken von gelangt man in den Dialog zur Erzeugung eines Vertretungsstundeneintrages.

Die Einträge für Vertretungsstunden lassen sich im Abschnitt Vertretungsstunden auch direkt über erzeugen. Es öffnet sich ein Dialog für die Auswahl des Zeitplaneintrages.
Gelöscht werden können Vertretungsstunden mit dem Mülleimer-Symbol .

11.5 Vertretungspläne

Letztendlich erfolgt die Anzeige der Vertretungsplanung auf Basis von freigegebenen Vertretungsplänen. Diese können in dieser Ansicht angezeigt und freigegeben werden. Dazu wird der entsprechende Eintrag in der Liste der Vertretungspläne markiert.
Dargestellt werden dann die entsprechenden Details zum ausgewählten Plan:

Mit dem Link in der jeweiligen Kopfzeile gibt es die Möglichkeit, direkt in die entsprechende Ansicht für die Themen zu springen.

Je nach markiertem Plan können folgende Tätigkeiten ausgeführt werden:

Tätigkeit Bedeutung
Hier wird die Seite inklusive der Auswirkungen, Vertretungsfälle und Maßnahmen neu geladen.
Ermöglicht die Erzeugung eines Vertretungsplans.
Der markierte Vertretungsplan kann geändert werden.
Der markierte Vertretungsplan kann gelöscht werden.
Der markierte Vertretungsplan kann freigegeben werden.
Die Freigabe für den markierten Vertretungsplan kann zurückgenommen werden.

11.6 Vertretungspläne anzeigen

Unter diesem Menüpunkt können die aktuellen Vertretungspläne angezeigt werden. Zunächst ist jeweils als Zeitspanne die aktuelle Woche ab Montag und die darauffolgenden 14 Tage ausgewählt. Wenn kein Vertretungsplan im Zeitraum existiert, wird ein Hinweis ausgegeben:
Im betrachteten Zeitraum sind keine Einträge vorhanden. Eventuell existieren keine freigegebenen Vertretungspläne oder keiner der Vertretungspläne enthält eine Maßnahme.
Jeder passende Vertretungsplan erhält einen Reiter.

Standardmäßig werden ausschließlich freigegebene Pläne angezeigt. Sollen auch nicht freigegebene Pläne gelistet werden, kann der Haken bei freigegeben entfernt werden.
In der Abrechnung des Lehrereinsatzes werden ebenfalls nur freigegebene Vertretungspläne berücksichtigt. Das Gleiche gilt für die Anzaige von Vertretungsplänen in der Planungssicht.

Die Inhalte der Reiter können jeweils mit in Excel ausgedruckt werden.

Außerdem ist es möglich, mit die Vertretungspläne auf einer elektronischen Anzeigetafel im Kiosk-Modus darzustellen. Die Einrichtung ist hier beschrieben: Kiosk-Modus